2013 05 28 Projektbericht VisaFM GHH (PDF)

Büro für Gebäude-InformationsSysteme und
GIS- Pr oje kt e Dipl.- Ge ogr. Wolfgang Kaise r

Gelsenkirchen: Der Facility Management - Dienstleister Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz GmbH investiert in eine moderne Facility
Management - Software um seine Leistungen
effizienter zu organisieren und seinen Kunden
einen Mehrwert anzubieten.

VISAFM Raumbuch schafft Transparenz im Facility Management
Nach langjähriger Tätigkeit für
namhafte Facility Management
(FM) - Dienstleister haben sich
im November 2012 die erfahrenen Facility Manager Kurt
Hauptmann und Michael Hübbertz zur Gebäudemanagement
Hauptmann & Hübbertz GmbH
zusammengeschlossen.

Aus ihrer früheren Tätigkeit
war den beiden Geschäftsführern klar, dass Sie eine professionelle Facility Management
Software benötigen, um die
anspruchsvollen und vielfältigen
Tätigkeiten zu planen, auszuführen und zu dokumentieren.

Beide Geschäftsführer verfügen
über langjährige Berufserfahrung
mit unterschiedlichen Facility
Management Systemen, von
denen aber keines die fachlichen
Anforderungen vollständig erfüllen konnte.

Das Hertener Unternehmen
versteht sich als hochqualifizierter Full Service – Anbieter,
dessen Kompetenz und Dienstleistungsangebot deutlich über
das eines „Hausmeisterdienstes“ hinausgeht.
Die junge Firma betreut unter
anderem ein traditionsreiches
Einkaufszentrum im Herzen
Gelsenkirchens. Zu den wahrgenommenen Aufgaben gehören
die Instandhaltung, die Reinigung, der Winterdienst, die
Parkraumbewirtschaftung und
weitere FM-Aufgaben, die innerhalb und außerhalb der Immobilie anfallen.

Geschäftsführer Michael Hübbertz (links) und Techniker Rolf Menzel
nutzen das Berichtswesen von VISAFM Raumbuch für die Arbeitsvorbereitung und den Nachweis ihrer Leistungen gegenüber den Kunden.

VISAFM Raumbuch in der Praxis - Gebäudemanagement Hauptmann und Hübbertz GmbH

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Besonders wichtig ist für die
Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz GmbH der
Workflow bei Störungen. Von
der Entgegennahme einer Störung über die Einholung und
Bewertung von Angeboten bis
zur Beauftragung von Unterauftragnehmern und der Entstörung sollten alle Aktionen weitestgehend automatisiert ablaufen und für den Besitzer der
Immobilie jederzeit nachvollziehbar sein. Störungen sollten
dezentral vom Nutzer selbst
eingetragen und zentral delegiert und bearbeitet werden.
Benachrichtigungsfunktionen
müssen ausschließen,

dass Störungen übersehen
werden. Last but not least soll
ein umfangreiches und einfach
zu bedienendes Berichtswesen
den Auftraggebern, Unterauftragnehmern und Mitarbeitern
jederzeit wichtige Informationen
zur Verfügung stellen.
Aufgrund dieser anspruchsvollen Anforderungen wurden die
angefragten Softwareanbieter
einem intensiven Bewertungsverfahren unterzogen. Nach
einer Vorauswahl wurden Anfang Dezember einzelne Anbieter zur Präsentation ihrer Softwarelösungen nach Gelsenkirchen eingeladen.

Über VISAFM Raumbuch
Die Facility Management Software „VISAFM Raumbuch“ ermöglicht die Dokumentation von Liegenschaften und der dazugehörenden Infrastruktur. Alle
kosten- oder sicherheitsrelevanten Prozesse lassen
sich so nachvollziehen und
optimieren. Die transparente Darstellung von Instandhaltung, Flächennutzung und
Energieverbrauch ist der
Schlüssel zum Erkennen von
Schwachstellen und Basis für
Verbesserungen.
Durch den modularen Auf-

Der Monatsbericht listet alle durchgeführten Aufträge chronologisch auf. So können sich die Kunden von Hauptmann und Hübbertz im Internet jederzeit einen Überblick über ihre Immobilien verschaffen.
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Im Anschluss daran wurde mit
zwei geeignet erscheinenden
Softwareanbietern eine
sechswöchige Testphase vereinbart.

Entscheidung für VISAFM
Nach Abschluss der Testphase
und Klärung abschließender
Fragen, fiel im März 2013 die
Entscheidung für das Facility
Management - System VISAFM
Raumbuch des Saarbrücker
Softwareherstellers GIS PROJECT, der „das wirtschaftlichste
Angebot, aber nicht die billigste
Lösung“ präsentiert hatte, so
Geschäftsführer Michael Hübbertz.

der Vergangenheit aufgenommene Inventar in hierfür von
GIS PROJECT bereitgestellte
Erfassungsbögen eingetragen
und vor Auslieferung des Systems in VISAFM Raumbuch importiert.
Um die Software möglichst
kurzfristig in Betrieb zu nehmen,
wurde vereinbart, die zeitaufwändigeren Leistungen, darunter die benutzerspezifische
Erweiterung des Berichtswesens, erst nach Inbetriebnahme
der Software vorzunehmen.

Erfolgreiche Datenübernahme
Ab dem Zeitpunkt der Beauftragung ging alles sehr schnell.
Zunächst wurde in einem Projektstartgespräch die Zeitschiene für die Systemeinführung und
die Aufgabenverteilung festgelegt. Die Angaben zu Räumen,
Dächern und Freiflächen wurden, ebenso wie das bereits in

Zum Dienstleistungsangebot
von Gebäudemanagement
Hauptmann & Hübbertz GmbH
gehört auch die Gebäudereinigung.

„Wer in angenehmer Umgebung
lebt und arbeitet, bleibt dauerhaft“
so Kurt Hauptmann, Geschäftsführer der Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz
GmbH.

Durch diese Vorgehensweise
konnten Installation und Erstdatenerfassung sehr zügig erfolgen.
Bereits drei Wochen nach Beauftragung fand die Inbetriebnahme und die Initialschulung
statt, so dass Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz
GmbH bereits im ersten Monat
die CAFM-Software produktiv
einsetzen konnte.
„GIS PROJECT überzeugte mit
dem Funktionsumfang der CAFMLösung VISAFM Raumbuch ebenso
wie mit Flexibilität und Service“
zieht Geschäftsführer Kurt
Hauptmann das Fazit.

GIS PROJECT
Das Saarbrücker IT-Unternehmen wurde 1999 vom Dipl.-Geographen Wolfgang Kaiser gegründet. Auf Basis
seiner Berufserfahrung als Facility Manager wurde die Facility Management - Lösung VISAFM Raumbuch entwickelt. Diese wurde 2002 erstmals bei einem Kunden installiert. Ursprünglich war VISAFM Raumbuch ein reines
Verzeichnis von Räumen und deren Beschreibung, das im Lauf der Jahre und in enger Zusammenarbeit mit
den Anwendern zu einem umfangreichen Computer Aided Facility Management (CAFM) – System wuchs.
Wichtig ist es dem Geschäftsführer Kaiser, seine Kunden bei der Datenerfassung und der Datenübernahme
Unterstützung anzubieten. „Nur eine mit aktuellen und vollständigen Daten gefüllte Facility Management Software
bringt dem Anwender Gewinn“, so Kaiser. Darum liefert GIS PROJECT nicht nur die Software, sondern erbringt
auf Wunsch auch alle Dienstleistungen, die zur Inbetriebnahme erforderlich sind.

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Im VISAFM CAD-Modul werden Aufträge und ihr Bearbeitungsstand übersichtlich dargestellt. Dies beschleunigt den Zugriff für die Auftragsdaten und ermöglicht Synergieeffekte.

Er ist zudem positiv von der
Kundenorientierung von GIS
PROJECT angetan: „Ich finde es
sehr kundenfreundlich, dass der
Hersteller seinen Kunden ein MailProgramm kostenlos zur Verfügung stellt, so dass wir hier unsererseits Kosten sparen können“.
Die Gebäudemanagement
Hauptmann & Hübbertz GmbH
plant bereits, mit Hilfe von
VISAFM Raumbuch seinen Kunden weitere qualifizierte Dienstleistungen anzubieten.

So ist aktuell geplant, als zusätzlichen Service die Betreuung der
Gebäudeleittechnik und weitere
Aufgaben des Energiemanagements zu übernehmen.
Auch für die Optimierung der
Qualitätskontrolle in der Gebäudereinigung gibt es bereits
konkrete Überlegungen.
Auch die Pflege von Außenanlagen und die Parkraumbewirtschaftung gehört zu den Leistungen von Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz.

Gebäudemanagement Hauptmann & Hübbertz GmbH
Der Facility Management - Dienstleister bewirtschaftet Gebäude und sorgt für optimale Bedingungen für die
darin arbeitenden Menschen. Die Geschäftsführer Kurt Hauptmann und Michael Hübbertz sammelten in den
letzten Jahren Führungserfahrung in den Hierarchie-Ebenen der technischen und infrastrukturellen Gebäudedienstleistung. Sie verstehen Gebäudemanagement als unternehmerisch geprägten Wertschöpfungsprozess.
Durch integrale Planung, Bewirtschaftung und Controlling von Gebäuden, Anlagen und Einrichtungen wird eine
optimierte Nutzungsqualität erreicht, die Arbeitsproduktivität und Kapitalrentabilität steigert. Hierzu tragen
die professionelle Instandhaltung, Kostenoptimierung und die Zufriedenheit der Mieter gleichermaßen bei.

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