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Digitale Aktenlagerung .pdf


Original filename: Digitale Aktenlagerung.pdf
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Digitale Aktenlagerung
Täglich kommen in Unternehmen und Verwaltungen neue Daten hinzu.
Wenn diese Daten nach Monaten oder Jahren nicht mehr für den täglichen
Gebrauch benötigt werden, gelangen diese in die Archivierung von Akten.
Oft sind vom Gesetzgeber bestimmte Zeiträume festgelegt um die Akten
zu lagern oder sie werden für Rentenzahlungen, Betriebsübernahmen oder
Abfindungen herangezogen und zur Einsicht benötigt.
Die Lesbarkeit der Archive muss über einen langen Zeitraum gesichert
sein. Dabei stellt sich die Frage, welche Datenlagerung die sinnvollste ist.
Spätestens, wenn die Datenlagerung eine gewisse Größenordnung erreicht
hat, Räumlichkeiten und Arbeitskraft gebunden werden, sollte über ein
Digitalisieren der Aktenbestände nachgedacht werden. Diese Möglichkeit
der Datenspeicherung und Archivierung von Akten ist für große
Unternehmen unentbehrlich und bestimmt auch für kleine Firmen
zukunftsträchtig.
Die Akten und Dokumente, die zu digitalisieren sind, werden abgeholt und
eingescannt zur Archivierung. Danach werden sie umgehend wieder zur
Verfügung gestellt. Die Akten zu lagern, kann auf Wunsch absolut sicher
übernommen werden. Es ist ohne Belang ob es sich dabei um SchwarzWeiß-Dokumente in Blatt- oder Buchform, Filme oder Röntgenbilder handelt. Nach der Digitalisierung sind die Dokumente vor Wasser und
Feuer geschützt.
Wenn die Daten einmal digitalisiert und archiviert sind, kann der Kunde
von überall her, zu jeder Zeit rund um die Uhr, an jedem Tag diese Daten
im Bedarfsfall abrufen. Mitarbeitern und unterschiedlichen Abteilungen
können getrennte Zugriffsrechte eingeräumt werden. Die Kosten für das
Akten lagern, das Digitalisieren und die Archivierung von Akten müssen
wegen unterschiedlichem Arbeitsaufwand und Datenaufkommen
individuell erfragt werden.


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