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Cómo usar el correo electrónico como un profesional
El correo electrónico es una tecnología genial. Es simple, rápida y, gracias a los dispositivos móviles y la Internet inalámbrica, está en todas partes. Quienes inventaron este sistema de comunicación
en la década de 1970 merecen nuestras más sinceras felicitaciones.
Pero, a su vez, el correo electrónico podría llegar a convertirse en un estorbo necesario en mu chas compañías modernas. Más de un estudio en los campos de los recursos humanos e ingeniería industrial han concluido que la gente desperdicia demasiado tiempo procesando e-mails, lo cual reduce
la productividad. (Disculpen no incluir enlaces a ninguna fuente, pero me temo que la mayoría de recursos que he encontrado no son suficientemente convincentes en cuanto a sus ensayos o muestras.
Asumámoslo como una observación empírica por ahora, puesto que la mayoría de nosotros ha notado
tales retrasos en algún momento en nuestras vidas profesionales.)
Siendo un problema tan común, pensé en escribir unas cuantas recomendaciones para hacer un
mejor uso del buzón virtual de mensajes:

Sé inteligente sobre la frecuencia con la que tu personal y tú revisan sus mensajes
Para decirlo de la manera más sencilla del mundo: Solo el personal de ventas y de servicio al
cliente necesita revisar su correo electrónico muy seguido. Es obvio por qué: porque no quieres que tus
clientes actuales y potenciales esperen por una respuesta. Todo lo contrario: teniendo en cuenta que
son ellos quienes te dan su dinero, lo que quieres es mostrarles cuán grande y eficiente es tu servicio al
cliente, y cómo sabes tratarles con calidez y diligencia.
El resto de tu personal no necesita enfocarse en sus correos electrónicos sino en su trabajo. Por
tanto, no necesitan (ni deberían) revisar sus bandejas a cada rato —cada hora debería ser suficiente. In tenta establecer esto como una política dentro de tu compañía o simplemente pídele al encargado de
sistemas que configure los clientes de correo electrónico para que funcionen de esa forma. Si en algún
momento se necesitase algo con urgencia, se cambia de medio de comunicación. No solo se envía la in formación o archivos por correo electrónico sino además se utiliza un servicio de mensajería instantánea o el teléfono para avisar. ¡Para eso se inventó el teléfono!, ¡para comunicaciones directas y rápidas!

Una vez que recibes un mensaje, deshazte de él
Merlin Mann lo dijo sabiamente en su política de Inbox Cero hace algunos años, y la verdad es
que tiene mucho sentido: Si estamos usando nuestro tiempo para revisar nuestro correo electrónico,
deberíamos cuando menos hacerlo bien.
Cómo se haga depende del gusto de cada persona, pero la meta sigue siendo la misma: tratar la
revisión del correo electrónico como cualquier otra tarea que se realizará de forma recurrente a lo lar go del día —es decir, con un inicio, con un final, y pasando a otra cosa después—; y no como la tarea
que permanece siempre abierta mientras se realizan otras actividades de trabajo. Quien permite que
esto pase, estará consintiendo una distracción permanente, y su productividad descenderá.
¿Cómo lidiar con el correo electrónico entonces? El método inbox Cero recomienda...




Responder rápido a los correos electrónicos que solo toman un minuto o dos
Reenviar los correos electrónicos que necesitan ser procesados por alguien más
Añadir a la lista de pendientes todos los que requieran ser procesados más tarde

...y deshacerse de todos los mensajes una vez que se ha terminado con ellos. Ojo, 'deshacerse' no quiere
decir 'borrarlos' necesariamente, aunque algunos, efectivamente, pueden ser borrados. Los correos im portantes necesitarían ser archivados usando alguna de las características de organización (llamadas

carpetas y filtros) que tienen los software de correo-e. Puedes organizar tus mensajes en grupos, por
ejemplo, de esta forma:




Aquellos que solo se conservan en el archivo
Aquellos que necesitan ser respondidos después
Aquellos que contienen información importante y que necesitan estar a la mano rápidamente

Si vas a escribir un correo electrónico, sé corto o claro. ¿Notaste el "o"?
Los correos electrónicos funcionan mejor cuando cumplen con dos requisitos: ser piadosamente
cortos a la vez que perfectamente claros. Estos requisitos no tienen que cumplirse en todo momento si
no es necesario.
Si puedes escribir una carta que sea simple, clara y sobre todo completa, por favor, hazlo.
Si necesitas añadir detalles por un tema de claridad o precisión, entonces por favor, inclúyelos
todos. No permitas que alguien tenga que adivinar. Si, por error, lo haces, lo único que recibirás a cam bio serán una o varias cartas preguntando todo lo que no quedó claro en tu carta, y tanto tú como tus
receptores odiarán eso.
Por último, si estás respondiendo algún mensaje, ¡por favor asegúrate de responder la pregunta!
¿Quieres que te cuente una anécdota al respecto? En una ocasión yo escribí una carta a un nuevo proveedor de servicio de Internet en mi país. Quería saber el precio de su servicio, puesto que no aparecía
en ninguna parte de su web. Todo lo que obtuve como respuesta fue una carta pidiéndome mi nombre
completo, número de teléfono, dirección y alguna otra información personal. Estaba todo lo que ellos
necesitaban, pero no estaba mi respuesta. Estuve realmente interesado en saber su precio, así que les
respondí. Al día siguiente, recibí una nueva carta de la compañía, diciéndome que me informaban que
me acababan de designar mi propio ejecutivo de ventas. Estuve encantado de la designación, sin duda,
pero todavía no recibía el precio; así que escribí a esta mujer y pregunté el precio una vez más. A lo
cual ella respondió preguntando qué clase de servicio estaba buscando. Tuve que enviar todavía una
carta más para poder recibir un precio, darme cuenta de que ese servicio era demasiado caro para mí y
declinar. Mas si sigues la historia, notarás que necesité enviar cuatro correos electrónicos diferentes
para poder recibir respuesta a una sencilla pregunta; y la empresa perdió tiempo (y tal vez dinero) en
asignarle un ejecutivo de cuenta a un cliente que ni siquiera era cliente todavía.
Que no te ocurra eso. Si quieres tener una compañía exitosa, siempre, pero siempre asegúrate de
responder la pregunta.

Usa tu firma con inteligencia
De vez en cuando recibo una carta con un gran pie al final. El pie a veces me plantea pensar en el
planeta antes de imprimir una carta. Por favor, nunca pongas tal cosa. Un profesional no firma sus cartas así. ¿O conoces a alguien que realmente imprima absolutamente todos los mensajes que recibe?
Como notarás, no tiene sentido.
¿Qué incluir entonces? Junto a tu nombre y posición, desde luego, sería tal vez sabio incluir un
número de teléfono en caso alguien desee llamarte o una línea muy directa acerca de qué es lo que
hace la empresa para la que trabajas. Así, quien te lee puede rápidamente, si desea, conocer un poco
más de ti, y volver la relación un poco más personal.

Relee antes de enviar
¿Sabes por qué hay tantos correos electrónicos con errores de ortografía pululando por ahí? Por
el apuro. Lo malo del apuro es que te muestra como alguien no profesional sino descuidado, algo a evi -

tar a toda costa. Relee tu carta antes de enviarla. Es un hábito sano y te puede llevar muy lejos profesionalmente hablando.

Y, finalmente, mantente lejos de los juegos de oficina
Dejo esta para el final porque es demasiado común: los juegos de oficina. Es normal que en una
oficina haya gente a la que no le agrade cierta otra gente. Pasa todo el tiempo. Es natural y es parte de
la vida. Pero cuando estos "no me agradas" empiezan a deslizarse en las comunicaciones de la compañía, la cosa cambia; y si no se controla a tiempo, es raro no encontrar poco tiempo después penosas ba tallas de intercambio de puyas vía e-mail que solo sirven para dilatar las cosas y mortificar a todo el
mundo. Todo gerente o dueño de negocio necesita mantener el ojo abierto y saber cortar con estas situaciones rápidamente. El objetivo es ser productivo, no convertir el correo electrónico en una comidi lla de indirectas y chismes.

Artículo escrito por Jorge Enrique Aguayo —Tedel
para el estudio de diseño y desarrollo web InTechCenter en el año 2014.
Se comparte en el marco de una licencia Creative Commons de Atribución No Comercial.


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