HH Konsolidierungskonzept Detail (PDF)

Anlage 1

Auszug aus dem Bescheid der Landesdirektion Sachsen vom 02. Oktober 2015
Die Genehmigung der Haushaltsatzung 2015 des Vogtlandkreises für das Jahr 2015 von der
Landesdirektion Sachsen wurde mit folgender Auflage erteilt:
„Mit der Haushaltsatzung für das Haushaltsjahr 2016 ist ein vom Kreistag beschlossenes
Haushaltsstrukturkonzept vorzulegen, welches den Haushaltsausgleich spätestens im
Haushaltsjahr 2019 nachweist. Gleichzeitig ist im mittelfristigen Finanzplanungszeitraum die
dauernde finanzielle Leistungsfähigkeit herzustellen sowie die Liquidität ohne die dauerhafte
Inanspruchnahme von Kassenkrediten sicherzustellen.“

Anlage 2

Haushaltskonsolidierung für den
Vogtlandkreis
von der
Firma
Rödl & Partner GbR

Haushaltskonsolidierung für den Vogtlandkreis
Management Summary

Mai 2016

vorgelegt von
Thomas Seitz
Rödl & Partner GbR
Wirtschaftsprüfer
Steuerberater
Rechtsanwälte
Äußere Sulzbacher Straße 100
D-90491 Nürnberg
Telefon +49 (911) 91 93-3510
Telefax +49 (911) 91 93-3549
E-Mail thomas.seitz@roedl.de
Internet www.roedl.de

Inhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS ............................................................................................................................. I
ABBILDUNGSVERZEICHNIS .................................................................................................................... II
ANLAGENVERZEICHNIS ........................................................................................................................ III
1

ZUSAMMENFASSUNG – EMPFEHLUNG ZUR KONSOLIDIERUNGSSTRATEGIE... 4
1.1
AUSGANGSSITUATION ................................................................................................................... 4
1.2
VORGEHENSWEISE ........................................................................................................................ 5
1.2.1
Projektinitialisierung ............................................................................................................ 5
1.2.1.1 Sichtung von Unterlagen .................................................................................................. 5
1.2.1.2 Auftaktgespräch mit dem Auftraggeber............................................................................ 6
1.2.2
Ist-Analyse ............................................................................................................................ 6
1.2.2.1 Haushalt analysieren ......................................................................................................... 6
1.2.2.2 Detailanalyse Personaleinsatz und Arbeitsprozesse ......................................................... 7
1.2.2.3 Konsolidierungsbedarf ableiten ........................................................................................ 7
1.2.2.4 Konsolidierungshypothesen erörtern ................................................................................ 7
1.2.2.5 Stoßrichtungen vorstellen ................................................................................................. 8
1.2.3
Maßnahmenentwicklung ....................................................................................................... 8
1.2.3.1 Vertiefungsgespräche mit den Amtsleitern / Produktverantwortlichen ............................ 8
1.2.3.2 Potenziale aus Mehrheitsbeteiligungen............................................................................. 8
1.2.4
Umsetzungsvorbereitung ...................................................................................................... 8
1.2.4.1 Abschlussdokumentation erstellen ................................................................................... 8

2

ARBEITSERGEBNISSE ........................................................................................................... 9
2.1
BETRACHTUNG WEITERER THEMEN ............................................................................................ 10
2.1.1
Beteiligungsstruktur und Beteiligungsmanagement............................................................ 10
2.1.2
Entgeltprüfung im Sozial- und Jugendamt.......................................................................... 12
2.1.3
Hilfeplanung im Bereich der Hilfen zur Erziehung ............................................................ 18
2.2
AUFBAUORGANISATION .............................................................................................................. 21
2.2.1
Die gegenwärtige Aufbauorganisation des Landratsamtes Vogtlandkreis ......................... 21
2.2.2
Empfehlungen zur Weiterentwicklung der Aufbauorganisation/ Zielstruktur .................... 23
2.3
UMSETZUNGSCONTROLLING ....................................................................................................... 25

3

AUSBLICK ............................................................................................................................... 28

-I-

ABBILDUNGSVERZEICHNIS
Abbildung 1: Entwicklung des Haushaltsdefizits .............................................................................. 4
Abbildung 2: Projektplan im Überblick ............................................................................................ 5
Abbildung 3 ABC-Analyse Teil-HH .................................................................................................. 6
Abbildung 4: Analyse Produktgruppen............................................................................................ 6
Abbildung 5: Personalaufwendungen ............................................................................................. 7
Abbildung 7: Volumen der mittelfristigen Konsolidierungspotenziale .............................................. 9
Abbildung 8: Entwicklung der Stelleneinsparung .......................................................................... 10
Abbildung 9: Aufgaben des Beteiligungsmanagements ................................................................ 12
Abbildung 10: LEQ als zirkulärer Prozess ....................................................................................... 13
Abbildung 11: Vorhandensein von Leistungsvereinbarungen im Sozial- und Jugendamt ............... 14
Abbildung 12: Vorhandensein von Qualitätsentwicklungsvereinbarungen im Sozial- und Jugendamt
............................................................................................................................................. 15
Abbildung 13: Vorhandensein von Entgeltvereinbarungen im Sozial- und Jugendamt ................... 15
Abbildung 14: Vorliegen einer (transparenten) Kalkulation im Sozial- und Jugendamt .................. 16
Abbildung 15: Vorliegen von rückwirkenden Verträgen im Jugendamt ......................................... 17
Abbildung 16: Gegenwärtige Aufbauorganisation ........................................................................ 22
Abbildung 17: Zielstruktur ............................................................................................................ 24
Abbildung 18 Screenshot Anlegen der Maßnahme in der Software .............................................. 26
Abbildung 19 Feedback geben ..................................................................................................... 26
Abbildung 20 Erfassung Maßnahmenrückmeldung durch den für Controlling zuständigen
Mitarbeiter ............................................................................................................................ 27
Abbildung 21 Bericht Maßnahmenumsetzung .............................................................................. 27

- II -

Anlagenverzeichnis
Anlage 1:

Maßnahmenkatalog

- III -

1

1.1

ZUSAMMENFASSUNG – EMPFEHLUNG ZUR KONSOLIDIERUNGSSTRATEGIE
Ausgangssituation

Auf Grundlage einer Analyse der haushalterischen Ausgangssituation wurde für den Vogtlandkreis ein umfassendes Haushaltsstrukturkonzept erarbeitet. Dabei standen die Bereiche innere Verwaltung, Gesundheitsdienste, Sportförderung, Umweltschutz sowie Wirtschaft und Tourismus besonders im Fokus.
Im Sinne der Zielsetzung galt es vor diesem Hintergrund zu berücksichtigen, dass identifizierte Konsolidierungspotentiale vor allem den Postulaten praktische Umsetzbarkeit sowie
Durchsetzbarkeit (keine Gefährdung der Funktionsfähigkeit der Pflichterfüllung des Landkreises mit Blick auf gesetzliche Vorgaben/ Aufgabenübertragung) genügen müssen. Darüber hinaus ging es um die Entwicklung eines effektiven Beteiligungsmanagements bzw.
–controllings, welches auf einer Analyse der kommunalen Eigen- und Beteiligungsunternehmen sowie Zweckverbände gründet. In diesem Zusammenhang galt neben einer
Überprüfung der Effizienz und der Notwendigkeit der kommunalen Eigen- und Beteiligungsunternehmen sowie Zweckverbände besonderes Augenmerk auch dem Aufbau einer zukunftsfähigen Beteiligungsverwaltung. Darüber hinaus bestand eine Zielsetzung des
Haushaltsstrukturkonzepts in der Analyse der Organisationsstruktur der Verwaltung. In
Konsequenz dessen erfolgte eine kritische Auseinandersetzung mit den Arbeitsabläufen
der Verwaltung, um letztlich eine Erhöhung der Effizienz im Verwaltungshandeln zu erreichen. Hierbei wurde ein Schwerpunkt auf Optimierungsmöglichkeiten durch den Einsatz
von EDV bzw. die Stärkung des digitalen Workflows gelegt.
Der Vogtlandkreis kann gegenwärtig keinen ausgeglichenen Haushalt sicherstellen.

Abbildung 1: Entwicklung des Haushaltsdefizits
Vor diesem Hintergrund bestand das wesentliche Ziel des zu erarbeitenden Haushaltsstrukturkonzepts darin, den Landkreis in die Lage zu versetzen, mithilfe der identifizierten
Konsolidierungspotentiale bis spätestens 2020 einschließlich der Deckung von Fehlbeträgen aus den Vorjahren einen Ausgleich des ordentlichen Ergebnisses nach §2 Abs.1 Nr.21
Sächs- KomHVO-Doppik zu erreichen. Wesentliche Ausgangspunkte einer dauerhaft tragbaren Ergebnis- und Finanzlage des Vogtlandkreises werden das Haushaltsstrukturkonzept
und in dessen Folge verschlankte und gleichwohl serviceorientierte Abläufe und Strukturen im Sinne eines modernen öffentlichen Dienstleistungsunternehmens sein. Umgesetzt
sowie dauerhaft gewährleistet wird dies durch ein zieladäquates und überschaubares Con-4-

trolling-/ Steuerungssystem, welches die politische Steuerung mittels geeigneter Zielsysteme und Steuerungskennzahlen erleichtert.
1.2

Vorgehensweise

Für die Begleitung des Vogtlandkreises bei der Erarbeitung eines Haushaltsstrukturkonzepts setzte Rödl & Partner auf einer vierstufigen Vorgehensweise auf, die im Überblick in
der nachfolgenden Ansicht dargestellt ist:

Abbildung 2: Projektplan im Überblick
Das Projekt begann nach im Januar mit der Projektinitialisierung (Phase 1). Mit der Projektinitialisierung wurden die Grundlagen der Projektbearbeitung festgelegt. Danach schloss
sich die Ist-Analyse (Phase 2) an. Mit der Ist-Analyse wurden insbesondere die Untersuchungsbereiche auf ihr strukturelles Veränderungspotenzial hin untersucht. Mit der Phase
3 wurden konkrete Optimierungsmaßnahmen erarbeitet. Das Projekt endete im April mit
der Umsetzungsvorbereitung (Phase 4). In dieser Phase wurden die entwickelten Optimierungen aufbereitet, dokumentiert und vorgestellt, wobei die Vorstellung der Maßnahmen
in den verschiedenen Gremien bis Anfang Mai andauerte. Im Folgenden werden die einzelnen Phasen erläutert.
1.2.1

Projektinitialisierung

1.2.1.1 Sichtung von Unterlagen
In der Projektinitialisierung verschafften wir uns einen ersten Überblick über relevante Dokumente. Für einen effizienten Projektbeginn wurden u.a. folgende Unterlagen analysiert:


aktuelle Haushaltsplanung und mittelfristige Finanzplanung ,



Organigramm und Aufgabenverteilung der Ämter,



operative Controlling-Berichte an den Kämmerer,



Hinweise zu den KGSt-Vergleichsringen, an denen der Landkreis beteiligt ist,



Überblick über die Konsolidierungsrunden der Vergangenheit,



relevante politische Beschlüsse zur Haushaltskonsolidierung,
-5-