PDF Archive

Easily share your PDF documents with your contacts, on the Web and Social Networks.

Send a file File manager PDF Toolbox Search Help Contact



Минто Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений .pdf



Original filename: Минто - Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений.pdf
Title: Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений
Author: Барбара Минто

This PDF 1.5 document has been generated by Microsoft® Word 2010, and has been sent on pdf-archive.com on 12/01/2019 at 12:02, from IP address 103.231.x.x. The current document download page has been viewed 21 times.
File size: 5.6 MB (145 pages).
Privacy: public file




Download original PDF file









Document preview


Барбара Минто
Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления,
делового письма и устных выступлений

Текст предоставлен правообладателем «Принцип пирамиды Минто®: Золотые правила
мышления, делового письма и устных выступлений / Барбара Минто»: Манн, Иванов и
Фербер; Москва; 2018
ISBN 978-5-00117-299-4

Аннотация
Эта книга учит эффективно составлять письменные документы и устные
выступления. Согласно теории автора, текст делового документа хорошо воспринимается
только в том случае, если его идеи логически взаимосвязаны и выстроены по принципу
пирамиды. Только такая структура делает сообщение максимально доступным для
понимания, потому что мысли излагаются в порядке, оптимальном для восприятия. Эта
теория прошла проверку временем: автор много лет преподает свой курс в крупнейших
бизнес-школах, университетах и компаниях.
«Золотые правила» Барбары Минто необходимы всем, кому приходится иметь дело с
составлением отчетов, служебных записок, докладов, выступлений, презентаций, а также
всем, кто хочет научиться предельно ясно и правильно излагать свои мысли, вне
зависимости от рода деятельности.
Ранее эта книга выходила под названием «Золотые правила Гарварда и McKinsey».

Барбара Минто
Принцип пирамиды Минто®. Золотые правила мышления,
делового письма и устных выступлений
Издано с разрешения Barbara Minto, c/o Knight
INTERNATIONAL LLC c/o Alexander Korzhenevski Agency

Features

Ltd.

и PROJEX

2

Все права защищены.
Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было
форме без письменного разрешения владельцев авторских прав.
© Barbara Minto, 2003
© Дизайн обложки. Студия Артемия Лебедева, 2007
© Перевод на русский язык, издание на русском языке, оформление. ООО «Манн,
Иванов и Фербер», 2018
***
Нет ничего более практичного, чем хорошая теория.
Курт Левин

Предисловие
В 1973 году я опубликовала шесть статей под названием «Принцип пирамиды», где
рассказала о новом методе обнаружения логических ошибок в письменных документах, в
частности в отчетах консультантов. Я объясняла, что текст легко воспринимается лишь в том
случае, если он структурирован по принципу пирамиды.
Разнообразие взаимосвязей между высказываниями в такой пирамиде ограничено
тремя логическими направлениями (вверх, вниз и в стороны), что позволяет сформулировать
общие правила.
Принцип пирамиды был разработан мной во время работы в McKinsey & Company,
сначала в Кливленде, а затем в Лондоне. В McKinsey быстро поняли, что мое призвание – не
цифры, а тексты.
Изучая пособия по написанию отчетов, я обнаружила интересный факт: неимоверное
количество книг рассказывало о том, как правильно составлять предложения и абзацы, но не
было ни одной, которая учила бы строить рассуждения. Ни в одной книге не прозвучало
«думайте логически» или «составьте логичный план». Тогда я спросила себя, что вообще
отличает логичный план от нелогичного. И обнаружила, что это отличие заключается в
«пирамидальной» структуре.
Эта структура может быть использована в любом документе. Возьмем для примера
простое письмо. Вначале рассмотрим его в оригинальном, а затем – в отредактированном
виде.
Мысли излагаются в том порядке, в котором они возникают в голове составителя
письма
Звонил Джон Коллинз и сообщил, что не сможет прийти на собрание в 15:00. Хал
Джонсон не возражает, если собрание перенесут на более позднее время или даже
на завтра, но тогда не раньше 10:30. А секретарь Дона Клиффорда сообщил, что
Клиффорд вернется из Франкфурта только завтра поздно вечером. Конференц-зал
полностью зарезервирован на завтра, однако свободен в четверг. Похоже, что
четверг, 11:00, подходит нам для проведения собрания больше всего. Устраивает
ли это время вас?

3

Изложение строится по принципу пирамиды
Возможно ли перенести сегодняшнее собрание на четверг на 11:00? Это время
больше устраивает Коллинза и Джонсона, да и Клиффорд к тому времени уже
вернется. Кроме того, будет свободен конференц-зал.

В 1967 году некоторые опытные сотрудники McKinsey указали на слабые места этой
концепции и помогли исправить их. Сегодня разработанный мною принцип пирамиды 1
является стандартом McKinsey.
В 1973-м я ушла из McKinsey, чтобы представить мои идеи более широкому кругу
людей. На сегодня мой курс прослушали около 10 000 сотрудников консалтинговых фирм и
компаний разных стран. В 1981 и 1987 годах вышли первые два издания этой книги. Также
были созданы видеокурс (в 1981-м – первая версия, в 2003-м – вторая) и компьютерная
программа (в 1985 году).
Я рада, что в результате моего многолетнего труда Minto Pyramid Principle® стал
стандартом в сфере консалтинга, а основная концепция пирамиды стала использоваться во
многих других курсах.
Многолетний опыт преподавания и недавняя работа над новой версией видеокурса
позволили мне по-новому взглянуть на свою концепцию, усовершенствовать и дополнить ее.
Перед вами новая версия книги, в которой объединены все разработанные мной
правила и приемы процесса рассуждений. Она содержит новые главы о способах выявления
и анализа ошибок в построении текста, а также о визуальном отображении структуры
пирамиды на странице или экране.
Книга состоит из четырех частей.
• В первую часть («Логика в письме») по сравнению с предыдущим изданием были
внесены некоторые изменения. Здесь объясняется принцип пирамиды и показывается, как
использовать его. При прочтении этой части вы освоите технику составления простых
документов.
• Вторая часть («Логика в рассуждениях») рассказывает, как критично взглянуть на
свои рассуждения и убедиться в верности обобщений.
• Третья часть («Логика в решении проблем») абсолютно новая. Она предназначена для
тех, кому приходится составлять консалтинговые документы или анализировать сложные
проблемы и представлять на их основе свои заключения. В ней описываются принципы
анализа, позволяющие уже на этой стадии выстраивать ваши рассуждения в форме
пирамиды.
• В четвертой части («Логика в презентациях») обсуждаются приемы, позволяющие
использовать принципы пирамиды в устных выступлениях.
Вам придется много поработать, прежде чем вы научитесь применять принципы
пирамиды. Тем не менее, если вы будете следовать указаниям, предложенным в этой книге,
то вам удастся:
а) довольно существенно сократить время, затрачиваемое на подготовку конечного
документа;
б) улучшить ясность текста;
1 Официальное название – Minto Pyramid Principle®. Прим. перев.

4

в) сократить его объем.
Результатом ваших усилий должен стать четкий и ясный текст документа,
составленный за рекордно короткое время.

Часть I. Логика в письме
Введение
Письменное составление документов – не самая приятная из обязанностей любого
человека. Почти для всех это трудное задание, и каждый хотел бы улучшить свои навыки в
этой области.
Почему же большинству так и не удается добиться совершенства?
Во-первых, под написанием более понятных текстов зачастую подразумевают
употребление более простых и коротких предложений. Действительно, многие пишут
длинными и громоздкими предложениями, изъясняясь слишком техническим или чересчур
абстрактным языком. Но все это недостатки стиля написания. Изменить свой стиль очень
сложно. Однако нельзя сказать, что невозможно. Это все равно что осваивать клавиатуру
компьютера: залог успеха – регулярные упражнения. Но большинству специалистов просто
не хватает на это времени, и в результате они продолжают выслушивать замечания о том,
что им следует выражаться «более доступно».
Есть и вторая, более распространенная причина неясного изложения мыслей, которую
легче устранить. Речь идет о структуре документа – порядке, в котором выстраиваются
предложения. Если документ составлен непонятно, это, скорее всего, значит, что порядок
изложения мыслей пишущим не позволяет читающему воспринимать их.
Наиболее легко воспринимается текст, в котором вначале представлены общие, более
абстрактные суждения, а потом уже второстепенные, которые поддерживают главные. Таким
образом, идеальная структура документа складывается в форме пирамиды, где идеи 2
взаимосвязаны и вертикально (то есть утверждение любого уровня обобщает идеи одной
группы, расположенные ниже), и горизонтально (то есть идеи одной группы представляют
собой в совокупности один логический аргумент).
Читающий может легко воспринимать идеи, структурированные таким образом,
начиная с вершины пирамиды и спускаясь постепенно вниз. Основные утверждения
вызывают у него неосознанный вопрос, ответ на который приводится уровнем ниже. Этот
«диалог» продолжается до тех пор, пока вы не сообщите читающему все, что хотели сказать.
Реакция в форме мысленных вопросов возникает у каждого из нас автоматически.
Заметим, что никто не может знать заранее, какими именно будут наши рассуждения, пока
мы не выразим их. К счастью, структура наших размышлений тоже пирамидальна. Поэтому,
выстраивая текст соответствующим образом, можно без особых усилий понятно изложить
свои идеи.
В первой части книги дается объяснение, почему читающий лучше всего воспринимает
структуру пирамиды и как связаны между собой ее логические подструктуры. На основе
этих знаний вы научитесь выделять те идеи, которые должны быть включены в документ, и
выстраивать четкие взаимосвязи между ними. Также приводится подробный анализ логики
вводной части и описание методов дедуктивной и индуктивной аргументации.
Прочитав первую главу, вы поймете основные принципы выстраивания пирамиды
рассуждений. Последующие главы научат вас включать в пирамиду только правильные,
связные и законченные суждения и развивать мысль в нужном направлении.

2 Барбара Минто определяет идею как утверждение, которое дает читателю неизвестную ему информацию и
вызывает у него подсознательный вопрос. Далее этот термин будет употребляться постоянно. Прим. ред.

5

Глава 1. Почему именно пирамида?
Даже если ваш доклад небольшой (скажем, всего две страницы текста), это все равно не
меньше сотни предложений. Читателю придется вникнуть в смысл каждой фразы,
сгруппировать их, установить между ними связь и объединить в целое. Однако ему будет
намного проще, если он получит текст, который изначально составлен в виде пирамиды. В
этом случае он начнет прочтение с ее вершины и постепенно спустится вниз к основанию.
Это иллюстрация фундаментальных положений о том, как человек мыслит:
• Чтобы лучше понять информацию, читатель непроизвольно разбивает ее на
соподчиненные блоки, группируя идеи по принципу пирамиды.
• Любую группу идей понять легче, если она изначально структурирована таким
образом.
• Следовательно, любой документ должен быть составлен в виде пирамиды идей.
Теперь поясним, что следует понимать под пирамидой идей.

Выстраивание пирамиды идей
Давно известно, что все, что человек видит вокруг себя, он непроизвольно группирует
по каким-либо признакам – будь то схожие характеристики или месторасположение.
Возьмем, к примеру, эти шесть точек:

Глядя на рисунок, вы ясно видите две группы точек, по три в каждой. Это обусловлено
тем, что расстояния между одними точками меньше, чем между другими.
Умение выстраивать логические цепочки имеет большое значение. Для демонстрации
этого ниже приведены несколько пар не связанных друг с другом слов 3 . Прочитайте их
внимательно:
озеро – сахар
ботинок – тарелка
девушка – кенгуру
карандаш – бензин
дворец – велосипед
железная дорога – слон
книга – зубная паста

А теперь попробуйте связать между собой слова каждой группы, придумав к ним
определенную ситуацию: например, сахар, растворившийся в озере, или ботинок, стоящий на
тарелке. Затем закройте слова правого столбца и постарайтесь вспомнить их, читая слова
левого столбца. Большинство людей может проделать это без особых затруднений.
Такой же процесс структурирования данных происходит, когда вы слушаете или
читаете что-либо. Вы воспринимаете поток информации как одно целое и потому стремитесь
установить логические связи. Эти связи всегда образуют своего рода пирамиду, потому что
3 Пример взят из книги «Gestalt Psychology» by Wolfgang Kohler (Liveright Publishing: NY, 1970).

6

только так человек может:
• осознанно остановиться на магическом числе семь;
• установить логику.

Магическое число семь
Количество идей, которые вы можете запомнить за один раз, ограниченно.
Допустим, вы решили выйти из дома, чтобы купить что-нибудь почитать. Вы
говорите жене:
– Пойду куплю журнал. Тебе что-нибудь надо в магазине?
– Ужасно хочется винограда, – говорит она, пока вы идете к шкафу, чтобы
взять пальто. – Да, и купи еще молока.
Вы достаете из шкафа пальто, а она идет на кухню.
– Подожди, я еще посмотрю, достаточно ли у нас картошки. Ой, и картошки
тоже нет.
Вы надеваете пальто и направляетесь к двери.
– Купи еще морковки, – кричит она вслед, – и пару апельсинов!
Вы открываете дверь и слышите:
– И масла!
Вы спускаетесь по лестнице, и до вас доносится:
– Яблок!
Вы садитесь в машину.
– Сметаны!
– Это все?
– Да, спасибо, дорогой!

Теперь, не перечитывая текст заново, можете ли вы вспомнить, что вас попросили
купить? Большинство мужчин возвращается домой с журналом и виноградом.
Почему? Просто вы столкнулись с магическим числом семь. Джордж Миллер в своей
статье4 утверждает, что человек не может удержать в кратковременной памяти более семи
предметов, плюс-минус два: некоторые могут запомнить девять, а другие – только пять
(лично я отношусь к последней категории).
Когда человек сталкивается более чем с четырьмя или пятью предметами, то, чтобы
удержать в памяти их все, он пытается разбить их на логические группы. В нашем случае вы,
возможно, разделили бы продукты по отделам супермаркета, в которые вам пришлось бы
зайти.
Чтобы убедиться в эффективности этого способа, прочитайте слова, приведенные ниже,
и распределите их по тем категориям, которые вам приходят на ум. В итоге вы, вероятнее
всего, обнаружите, что запомнили все слова.
виноград
молоко
картофель
морковь
апельсины
масло
яблоки
сметана

4 The Magical Number Seven, Plus or Minus Two // Miller, George A. The Psychology of Сommunication: Seven
Essays (Basic Books: Pa., 1967).

7

Если вы попробуете мысленно представить себе придуманную вами классификацию, то
увидите, что создали несколько пирамидальных структур.

Необходимость установления логики во взаимосвязях
Безусловно, недостаточно просто разбить предметы на группы, не установив для себя
их взаимосвязи. Смысл группировки состоял не просто в разделении восьми предметов на
группы по несколько предметов в каждой, а в получении трех обобщающих категорий:
молочные продукты, фрукты и овощи.
Это значит, что вместо того, чтобы запоминать все восемь предметов, вы запоминаете
три категории, в которые они входят. Вы мыслите на один уровень абстракции выше, но это
не значит, что вы забываете о нижележащем уровне – наоборот, обобщающая категория
подразумевает его. И так как в данном примере между предметами существует прямая связь,
не такая сложная, как в примере с озером и сахаром, запомнить их намного проще.
Все без исключения умственные процессы (рассуждение, запоминание, принятие
решений) основываются на приемах группировки и обобщения. Поэтому можно считать, что
информация, хранящаяся в голове человека, представляет собой огромную сеть
взаимосвязанных пирамид. И здесь мы подходим к главной проблеме коммуникации: как
совместить свою систему понятий с системой понятий собеседника.
Чтобы донести свои мысли до другого человека, вы должны убедиться, что он
группирует предметы таким же образом, как вы. В нашем примере с покупками жене
следовало бы, конечно, представить мужу вначале обобщающую категорию, а затем
относящиеся к ней продукты – то есть расположить идеи сверху вниз.

Расположение идей сверху вниз
Последовательность изложения крайне важна для написания понятного текста. Лучше
всего, если обобщающая идея дана в самом начале, а затем идет ее аргументация или
детализация.
Следует помнить, что слушатель (или читатель) может воспринимать предложения
лишь в том порядке, в котором они ему приводятся. Как уже было сказано, он предполагает,
что идеи, представленные вместе, логически взаимосвязаны. Если вы заранее не объясните, в
чем заключается их взаимосвязь, а просто выскажете их все разом, он попытается сделать
обобщения самостоятельно, и не факт, что они совпадут с вашими.
Позвольте мне продемонстрировать, насколько запутанной может быть любая другая
последовательность, кроме последовательности «сверху вниз». Предположим, мы
встретились с вами в пабе, чтобы выпить пива. Не имея определенной темы для обсуждения,
я говорю:
– Когда на прошлой неделе я была в Цюрихе – вы ведь знаете, насколько это
консервативный город, – мы как-то собрались пообедать в ресторане, в котором
столики стояли на улице. Представьте себе, за пятнадцать минут я насчитала среди
прохожих пятнадцать мужчин, у которых были либо борода, либо усы.

8

Итак, я вам преподнесла некоторую информацию. Вы, даже не осознавая того,
автоматически начинаете выдвигать предположения, почему я вам это рассказываю.
Другими словами, вы воспринимаете начало моей речи как часть некоей группы идей,
которые еще не высказаны, и готовитесь к получению оставшейся информации, перестав
анализировать имеющуюся. Вы ждете того, что могло бы объединить все сказанное.
В голову вам между тем приходят такие мысли: «Должно быть, она рассказывает о том,
как Цюрих постепенно становится менее консервативным», или «Она, наверное, собирается
сравнить Цюрих с другими городами», или даже «Ей, видимо, очень нравятся бороды и
усы». Не замечая вашего замешательства, я продолжаю:
– Вы ведь знаете, что в наших нью-йоркских офисах вы едва ли найдете хотя
бы одного мужчину без коротких бак или усов.

Что вы скажете теперь? Вам кажется, что я сравниваю не все города, а лишь те, где есть
наши представительства. И похоже, что я говорю не только об усах и бородах, но вообще о
всякого рода небритости. Вы думаете: «Возможно, ей не нравится новый стиль. А может, она
собирается сравнить стили сотрудников разных офисов? Или ее удивляет небритость
мужчин-консультантов?» Вы бормочете что-то неопределенное в ответ и воодушевляетесь,
когда я продолжаю:
– Да, кстати, в Лондоне небритость считается нормальным явлением вот уже
на протяжении доброго десятка лет.

«Ага, – думаете вы, – наконец-то я понимаю, о чем это она. Она хочет сказать, что
Лондон является законодателем стиля». Именно это вы и говорите мне, чтобы поддержать
беседу. Очень логично, но неверно. Это абсолютно не то, что я имела в виду. На самом деле
я хотела сказать:
– Знаете, я нахожу ужасным то, насколько распространенной стала
небритость в деловых кругах:
В Цюрихе…
В Нью-Йорке…
И конечно, в Лондоне…

Теперь вы понимаете, насколько проще понять группу высказываний, когда вам сразу
указывают рамки, в которых необходимо оценивать взаимосвязь между ними. В противном
случае читатель воспринимает информацию в той последовательности, в какой она
поступает. Поэтому следует заранее сообщить ему, что это за текст. Только тогда можно
быть уверенным, что он знает, на что необходимо обратить внимание. Иначе он, скорее
всего, увидит либо совсем другие взаимосвязи, либо, что еще хуже, не увидит их вовсе, а
значит, вы оба зря потратите время.
Примером неудачного построения текста может быть приведенная ниже вводная часть
к статье о равноправии в оплате труда женщин и мужчин:
Равная оплата труда женщин и мужчин может привести в будущем к более
негативным последствиям, чем раньше. То есть разница в средней оплате труда
женщин и мужчин может еще больше увеличиться, а не сократиться.
Равная оплата труда означает равную плату за одинаковую работу или же
равную плату за работу, имеющую одинаковую ценность (для работодателя).
Так или иначе, в результате работодатель будет вынужден либо действовать
в собственных интересах, либо ущемлять интересы работников мужского пола.

9

В данном примере представлены пять идей, взаимосвязь между которыми непонятна
даже несмотря на то, что автор начинает свой текст с вводного предложения. Попытавшись
найти взаимосвязь и убедившись, что она отсутствует, вы (наверняка в раздражении)
прекратили эти попытки: слишком много пришлось бы думать.
Умственные способности читателя, каков бы ни был уровень его интеллекта, все же
ограниченны. Частично они используются для распознавания и понимания слов, частично –
для поиска взаимосвязей, оставшаяся же «часть» осмысливает значение идей.
Вы можете сэкономить время читателя, излагая мысли таким образом, чтобы на их
восприятие приходилось затрачивать меньше усилий. Со стороны составителя текста
невежливо располагать предложения в такой последовательности, чтобы их приходилось
перечитывать по несколько раз в поисках логики. Большинство читателей просто
отказывается это делать.
Итак, мы выяснили, что читатель непроизвольно запоминает текст сверху вниз. Более
того, идеи, которые представлены по этой схеме, он понимает лучше. Таким образом,
наиболее понятным текстом можно считать тот, который последовательно представляет
информацию сверху вниз в форме пирамиды.

Процесс мышления «снизу вверх»
Если бы вам потребовалось сгруппировать и резюмировать какую-либо информацию, а
затем представить ее в виде модели «сверху вниз», то, скорее всего, структура вашего
документа походила бы на изображенную на рис. 1. Прямоугольники здесь символизируют
отдельные идеи, а процесс рассуждения начинается с самого нижнего уровня: вы
формулируете предложения, которые затем логически объединяете в абзацы, группируете
абзацы в разделы, а разделы – в единый документ служебной записки, объединенной одной
мыслью, располагающейся в самом начале.
Рис. 1.
Идеи в документах следует всегда выстраивать в виде пирамиды с главной идеей
на вершине

Если вы задумаетесь над тем, что происходит у вас в голове, когда вы пишете
какой-нибудь текст, то поймете, что развиваете свои основные идеи, выстраивая мысли
«снизу вверх». На самом нижнем уровне пирамиды вы группируете в абзацы свои
предложения, каждое из которых несет определенную идею.
Предположим, вы свели в один абзац шесть предложений. Причина, по которой вы
объединяете именно эти шесть предложений, а не какие-нибудь другие, вероятнее всего,
заключается в том, что вы видите между ними логическую связь. Это значит, что все
предложения выражают единую идею абзаца, которая, в свою очередь, успешно их
резюмирует. Например, вы никогда не объедините пять идей по финансам и одну по
теннису, так как их сложно обобщить одним предложением.
Обобщающее предложение абзаца поднимает вас на один уровень абстракции выше и

10

позволяет рассматривать этот абзац уже как высказывание одной идеи, а не шести. Теперь
вы группируете в единый раздел, скажем, три абзаца, каждый из которых высказывает одну
мысль, – и поднимаетесь еще на один уровень абстракции.
Причина, по которой вы формируете раздел именно из этих трех абзацев, заключается в
том, что вы видите между ними логическую связь: все они помогают выразить единую
мысль раздела.
Аналогичные рассуждения позволяют объединить и разделы, а в итоге – составить весь
документ. Таким образом, вы имеете, к примеру, три объединенных раздела (каждый из
которых построен из группы абзацев, а те – из предложений), и все они выражают единую
мысль служебной записки, которая, в свою очередь, обобщает их.
Так вы можете группировать и обобщать до тех пор, пока не исчерпаете все возможные
взаимосвязи. Но в любом случае документ должен быть направлен на демонстрацию
одной-единственной мысли – той, которая представлена на самом высоком уровне. И это
должна быть главная мысль, а все идеи, сгруппированные ниже, будут служить для ее более
подробного объяснения или подтверждения – при условии, что текст верно структурирован.
Чтобы удостовериться в правильности выстроенной структуры и ее соответствии
принципу пирамиды, проверьте, подчиняется ли она следующим трем «золотым правилам»:
1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто
общее.
3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности.
Поясню, почему эти правила должны выполняться всегда:
1. Идеи любого уровня пирамиды должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.
Главное в процессе мышления – это обобщение. Оно позволяет выделить основную идею
единицы текста. Как было показано выше, основная мысль абзаца обобщает его
предложения, основная мысль раздела – главные мысли абзацев и так далее.
Но формулирование главной идеи нескольких предложений или абзацев возможно
лишь в том случае, если эти предложения и абзацы составлены правильно. Здесь вступают в
действие правила 2 и 3.
2. Идеи каждой отдельной группы должны быть однотипными, то есть иметь нечто
общее. Если вам необходимо сгруппировать идеи, то есть подняться на следующий уровень
абстракции, то эти идеи должны быть логически взаимосвязаны. Например, яблоки и груши
вы можете отнести к категории более высокого уровня «фрукты», точно так же можно
логически объединить столы и стулья в «мебель». Но что если вам захочется обобщить
яблоки и стулья? Тогда придется подняться на более высокий уровень и объединить эти
слова в категорию «вещи» (или «неодушевленные предметы»), слишком обширную, чтобы
отобразить логику группировки.
При написании документа вы стремитесь изложить главную идею, которая логически
вытекает из групп других. Следовательно, все идеи каждой отдельной группы должны
подпадать под одну и ту же логическую категорию. Таким образом, если в группе первая
идея представляет собой причину какого-либо явления, то и остальные в этой группе
должны отображать причины того же явления. Если первая идея описывает этап какого-либо
процесса, то и все остальные идеи группы должны описывать этапы того же процесса. Если в
первой идее сформулирована проблема компании, то и в других также должны быть
представлены проблемы, и так далее.
Наиболее быстрый способ проверить правильность группировки идей – назвать их
одним существительным во множественном числе. То есть определить, что это либо
рекомендации, либо причины, либо проблемы, либо изменения, которые необходимо внести.
Ограничений по типам группировки не существует, важна только четкая дифференциация.
Как удостовериться в том, что группируемые идеи однотипны, более подробно объясняется в
главе 6 и главе 7 этой книги.

11

3. Идеи каждой группы должны быть расположены в логической последовательности.
Всего существует четыре вида логических цепочек, в которые можно выстроить идеи одной
группы:
• дедуктивный (главная идея, второстепенная идея и заключение);
• хронологический (первый, второй, третий);
• структурный (Бостон, Нью-Йорк, Вашингтон);
• сравнительный (первый по значимости, второй по значимости и т. д.).
Выбранная вами последовательность отображает аналитический процесс, который вы
использовали при группировке. При дедуктивном рассуждении порядок определен
последовательностью аргументов; при описании причинно-следственных связей он будет
хронологическим; при описании какой-либо структуры – привязан к последовательности
описания; а разбиение на категории потребует перечисления в порядке значимости. Так как
эти четыре вида действий – дедуктивное мышление, построение причинно-следственных
связей, деление общей структуры на составляющие и разбиение на категории – это
единственные аналитические действия, которые может выполнять человеческий ум, то лишь
в таких последовательностях он и может выстраивать идеи.
Таким образом, основной принцип ясного написания документов заключается в
следующем: прежде чем приступить к письменному изложению мыслей, постройте их в
форме пирамиды и проверьте на соответствие указанным правилам. Если хотя бы одно из
этих правил не выполняется, значит, ваши рассуждения либо ошибочны, либо недостаточно
развиты, либо идут не в той последовательности, которая позволяет читателю сразу уловить
основную мысль. Обдумывайте свои идеи до тех пор, пока они не будут подчиняться всем
трем правилам. Это избавит вас от необходимости переписывать документ в дальнейшем.

Глава 2. Составляющие пирамиды
Как было показано в первой главе, для грамотного составления документа требуется
выполнение ряда строгих правил. Эти правила заключаются в построении между идеями
взаимосвязей, которые формируют пирамидальную структуру (взгляните снова на рис. 1),
которая позволяет читающему следить за ходом ваших мыслей, начиная с верхушки
пирамиды и спускаясь постепенно к ее основанию.
Если вы четко представляете, что вы хотите сказать, то вам будет несложно следовать
этим правилам. Однако большинство людей, принимаясь за написание текста, имеют лишь
смутное представление о своих идеях (если вообще имеют). Но это и понятно. Никто не
знает точно, что он думает, пока не сформулирует свои мысли – либо высказав их вслух,
либо изложив на бумаге. Кроме того, первая формулировка идеи, скорее всего, будет не
такой точной, какой она окажется в итоге.
Поэтому не стоит надеяться, что можно сесть и моментально выстроить пирамиду
идей. Вначале необходимо их обнаружить. Именно для этого и нужна пирамида: она требует
определенного набора составляющих, что ускоряет процесс обнаружения недостающих
звеньев в рассуждении. К таким составляющим относятся:
• вертикальная связь между пунктами и подпунктами;
• горизонтальная связь внутри группы подпунктов;
• вводная часть в повествовательной форме.
Вначале я постараюсь подробно объяснить суть связей, а затем в главе 3 расскажу, как
правильно их использовать для обнаружения, отбора и выстраивания идей таким образом,
чтобы они были понятны – прежде всего вам как составителю текста, а затем и читателю.

Вертикальная связь
Иногда требуются годы, чтобы додуматься до самых очевидных вещей. Возьмем

12

процесс чтения. В обычной прозе предложения следуют друг за другом, более или менее
последовательно. Но при этом они могут относиться к разным уровням абстракции. Любая
идея, расположенная после основного утверждения, всегда имеет и вертикальную, и
горизонтальную связь с другими идеями документа.
Вертикальная связь позволяет установить «диалог» в форме вопросов и ответов. Это
помогает привлечь внимание читателя. Почему? Потому что, прочитав вопрос, он
непременно захочет получить ответ.
Утверждение, несущее новую информацию, автоматически вызывает у читателя вопрос
«Почему?» (или «Каким образом?», или «Для чего вы это говорите?»). Составитель
документа обязан предусмотреть этот вопрос и ответить на него уровнем ниже. В своем
ответе он снова сообщает читателю неизвестные ему факты, вызывая тем самым новые
вопросы, ответы на которые опять-таки должны быть приведены уровнем ниже. И так до тех
пор, пока автор не дойдет до утверждения, к которому, на его взгляд, больше не возникнет
вопросов. Читатель, конечно, не обязан соглашаться с приведенной аргументацией; главное
то, что он четко прослеживает мысль автора. Если автор уверен, что достиг этой цели, то
может переходить обратно к Главному Уровню, чтобы продолжить свои объяснения по
основному Вопросу, расположенному в самом верхнем прямоугольнике.
Таким образом, способ, позволяющий постоянно удерживать внимание читателя,
заключается в том, чтобы раньше времени не поднимать в его голове те вопросы, на которые
вы не готовы ответить, и не отвечать на те, которые вы еще не затрагивали. Например, если в
документе раздел под заголовком «Наши предположения» представлен до описания
основной проблемы, получится, что автор отвечает на вопросы, которые у читателя,
возможно, и не возникли. В результате эту информацию придется дублировать в
соответствующем пункте диалога.
Пирамидальная структура сама заставит вас давать новую информацию только тогда,
когда она будет востребована читателем. Рассмотрим несколько примеров. Первый пример
представлен на рис. 2. Это выдержка из юмористической статьи Г. К. Честертона,
демонстрирующая, как диалог в форме вопросов-ответов удерживает внимание читателя,
при этом не принуждая его задумываться над последовательностью изложения.
Рис. 2
Пирамидальная структура устанавливает диалог в форме вопросов-ответов

* В Южной Англии имеется долина меловых холмов, которые используются для
пастбищ. В этой долине была выведена новая порода овец, которые, как известно, являются
национальным символом Англии.
** Бук – одно из самых распространенных в Англии деревьев.

13

Честертон утверждает, что свиньи заслуживают достойного ухода и о них нужно
заботиться как о самых любимых животных. Читатель спрашивает: «Почему?» На этот
вопрос автор дает два объяснения: «Во-первых, они очень красивы, а во-вторых, можно
разводить свиней разных пород».
Читатель: «С каких это пор свиньи стали считаться красивыми?»
Честертон: «Они красивы, потому что необыкновенно толстые и выглядят
по-английски».
Читатель: «Что красивого в больших формах?»
Честертон: «Их приятными очертаниями можно залюбоваться. А в своих
хозяевах свиньи развивают скромность».

Хотя в этом месте вы и не согласны с доводами автора, но по крайней мере понимаете,
о чем идет речь, и у вас не возникает больше никаких вопросов. Следовательно, автор может
переходить ко второму ответвлению своего утверждения: свиньи красивы, так как они
выглядят по-английски.
Читатель: «Почему то, что выглядит по-английски, считается красивым?»
Честертон: «Свиньи связаны с землей. Эта связь символизирует, что сила
может быть совместима с добротой. Такое поведение является настолько типично
английским и настолько красивым, что заслуживает того, чтобы стать
национальным символом».

Опять же, у вас могут быть определенные доводы против этого утверждения, но вам
ясно, почему у автора такая точка зрения. Его рассуждения понятны, так как все идеи группы
дают ответ на заданный выше вопрос.
Последнее утверждение автора о различных породах свиней представлено в такой же
форме, поэтому оно тоже понятно читателю.
Использование такого приема вы найдете и в более серьезных деловых документах
(рис. 3). На рисунке изображена структура служебной записки, состоящей из 20 страниц, в
которой речь идет о приобретении интернет-кафе по договору франшизы. В пользу этой
сделки приводятся три аргумента, указанные на рисунке. Под ними расположены ответы на
вопросы, которые появляются у читателя относительно каждого из трех аргументов.
Объяснения изложены настолько понятно, что читателю лишь остается определить,
насколько он согласен с мнением автора, и задать возникающие у него вопросы.
Рис. 3
Все документы должны представлять собой диалог в форме вопросов-ответов

Подведем итог вышесказанному. Важное значение пирамидальной структуры
заключается в том, что она помогает визуально представить вертикальную связь между
излагаемыми мыслями: любое утверждение должно вызывать у читателя вопрос, ответ на
который должен следовать уровнем ниже.

Горизонтальная связь

14

Размышляя над содержанием текста, который последует уровнем ниже, необходимо
помнить, что все идеи этого уровня должны не просто отвечать на вопрос, вытекающий из
вышестоящего утверждения, но и быть логичными, то есть излагаться в форме либо
индуктивной, либо дедуктивной аргументации. Это единственно возможные способы
установления логических взаимосвязей между идеями одной группы.
Метод дедукции помогает сгруппировать идеи последовательно. Это значит, что первая
идея описывает общую ситуацию, вторая уточняет субъект 5 или предикат 6 первой, а
третья – делает вывод, логически следующий из первых двух. Например:
• Все люди смертны.
• Сократ – человек.
• Следовательно, Сократ смертен.
Чтобы подняться на один уровень абстракции и обобщить идеи, сгруппированные
дедуктивным методом, следует отталкиваться от последней из них. В результате получаем:
«Так как Сократ – человек, он смертен».
Метод индукции помогает сгруппировать идеи, которые, наоборот, не следуют друг из
друга, а представлены каждая сама по себе и могут быть объединены одним
существительным множественного числа (причины чего-либо, доводы против чего-либо,
меры, проблемы и так далее). Например:
• Французские танки стоят у польской границы.
• Немецкие танки стоят у польской границы.
• Русские танки стоят у польской границы.
Чтобы подняться здесь на один уровень абстракции, вы должны определить, что
является общим во всех трех утверждениях. В данном случае это, видимо, враждебные
намерения. Следовательно, ваш вывод может быть сформулирован следующим образом: «В
Польшу вскоре войдут танки».
Итак, если в письме вы используете дедуктивный метод, то, как вы уже поняли, вторая
идея должна уточнять субъект или предикат первой, а третья – начинаться словом
«следовательно», представляя собой вывод из первых двух. Если же это метод индукции,
идеи в рамках одной группы должны иметь что-то общее и заменяться родовым понятием,
выраженным существительным во множественном числе.
Зная эти основные положения, вы, имея лишь одну идею, можете начинать строить
свою пирамиду с любого места, постепенно добавляя остальные идеи там, где это
необходимо, – вверху, внизу, слева или справа. Но это не все. Очень важно правильно
сформулировать Главный Вопрос, на который будет дан ответ в вашем документе. Этот
вопрос всегда указывается во вводной части документа.

Вводная часть
Как было показано выше, текст, построенный по принципу пирамиды, позволяет вести с
читателем своего рода диалог. Но не стоит рассчитывать, что его заинтересует сам диалог.
Главный объект интереса читателя — утверждение, с которого начинается ваш документ. Ранее
я уже отмечала, что в основном пишут с целью информирования. Документ будет интересен
только в том случае, если в нем содержится ответ на давно интересующий читателя вопрос (либо
на тот, который у него возникнет по ходу чтения). Именно вводная часть и определяет этот
вопрос.

5 Логический субъект – предмет мысли, о котором выносится суждение.
6 Логический предикат – то, что говорится о субъекте.

15

Являясь рассказом о неких событиях, она должна быть выстроена по принципам
повествования. То есть сначала читатель должен узнать о времени и месте, в котором существует
или существовала определенная Ситуация. Затем должно что-то произойти (определим это
как Развитие Ситуации), что, в свою очередь, вызовет у читателя Вопрос, на который
дается Ответ в документе.
Эта классическая схема повествования — Ситуация, Развитие Ситуации, Вопрос, Ответ —
позволяет убедиться, что вы и ваш читатель находитесь в одинаковых исходных условиях,
прежде чем вы поведете его сквозь лабиринт своих рассуждений. Кроме того, эта схема
позволяет вам четко определить утверждение, которое должно находиться на самом высшем
уровне вашего документа, и оценить, сможете ли вы донести до читателя именно то, что хотели.
Ниже приведен пример вводной части, которую можно часто встретить в документах:
В данной служебной записке собрана информация по следующим вопросам:
1. Состав совета директоров и оптимальное количество его членов.
2. Функции совета директоров и исполнительного комитета, разграничение их обязанностей
и взаимодействие.
3. Привлечение внешних членов правления к активному участию в собраниях совета
директоров.
4. Принципы выбора членов совета директоров и срок их членства.
5. Разработка мер по совершенствованию работы совета директоров и исполнительного
комитета.
Просим ознакомиться с данными вопросами с целью их дальнейшего обсуждения.
Заметьте, насколько проще понять суть этой служебной записки, если она написана в форме
повествования:
Новая организационная структура, принятая в октябре, закрепляет полномочия и обязанности
по ведению повседневных дел двух подразделений непосредственно за менеджерами этих
подразделений. Это позволяет совету директоров сосредоточиться исключительно на разработке
стратегии и планировании.
Но в связи с тем, что совет директоров долгое время занимался решением текущих проблем
компании, в данный момент он не может сразу оставить эти вопросы и заниматься лишь
стратегическим планированием. Следовательно, совету директоров предстоит решить, какие
необходимо внести изменения, чтобы приступить к исполнению новых обязанностей. На наш
взгляд, совету директоров следует:


передать обязанности по ведению текущих дел исполнительному комитету;



расширить свой состав;



разработать нормы и правила внутреннего распорядка работы.

В форме повествования вводная часть представляет читателю для обсуждения тему,
о которой он уже знает (либо предполагается, что должен знать). Введение напоминает читателю
об имеющемся у него вопросе, ответ на который он может найти в документе. Здесь же
излагается Ситуация, в рамках которой происходит определенное Развитие, поднимающее
Вопрос, на который и будет дан Ответ в вашем документе. Как только вы дадите ответ (главное
утверждение верхнего уровня пирамиды), у читателя возникнет следующий вопрос, и так далее
по нисходящей.
Итак, главные составляющие вашего текста:


диалог в форме вопросов-ответов, имеющий вертикальную структуру;



горизонтальные взаимосвязи
индуктивным методом;



вводная часть в форме повествования.

между

идеями,

изложенными

дедуктивным

или

16

Они помогут вам обнаружить идеи, необходимые для построения пирамиды. Зная правила
вертикальной взаимосвязи, вы сможете определить тип идей, объединяемых в одну группу. Зная
правила горизонтальной взаимосвязи, вы сможете оценить, являются ли эти идеи логически
взаимосвязанными (т. е. существует ли между ними дедуктивная или индуктивная связь).
И самое главное, зная основной вопрос читателя, вы будете уверены, что в данном документе нет
ничего лишнего.
Полагаю, вам не терпится применить полученные знания. Именно этому и посвящена третья
глава.

Глава 3
ПОСТРОЕНИЕ ПИРАМИДЫ
Проблема заключается в том, что обычно вы лишь примерно знаете, о чем хотели
бы написать. Это чувство неопределенности не покидает вас, даже если вы знаете, что вам нужно
стремиться излагать ваши идеи по принципу пирамиды.
Тем не менее сам факт того, что вы имеете представление о конечном продукте, является
большим плюсом. Вы знаете, что на вершине пирамиды у вас должно находиться предложение,
содержащее субъект и предикат. Также вы знаете, что субъект этого предложения станет
основной темой документа. К тому же вам известно, что это предложение будет ответом
на вопрос, уже имеющийся у читателя. Он вспомнит об этом вопросе, как только прочитает
о знакомой ему ситуации и ее развитии. Вы даже можете примерно знать некоторые пункты,
которые бы вы хотели осветить.
Этих знаний достаточно для построения пирамиды. Вы можете начать либо с ее вершины,
постепенно продвигаясь вниз, либо с основания, постепенно поднимаясь к вершине. В целом
первый способ легче, чем второй, поэтому начнем с него.

Построение пирамиды сверху вниз
Обычно пирамиду легче строить с вершины. Это объясняется тем, что вы в первую очередь
обдумываете то, в чем наиболее уверены, то есть предмет разговора, который должен быть
знаком и читателю. О предмете напоминает вводная часть документа.
Но написать вводную часть не так просто. Ее структура должна позволять постепенно, одну
за другой представить необходимые идеи.
Для этого я советую вам следовать схеме, изображенной на рис. 4 и описанной ниже.
Рис. 4
Элементы структуры взаимосвязаны

Заполните верхний прямоугольник
1. Какой Предмет вы обсуждаете?
2. Какой у читателя имеется Вопрос относительно этого Предмета?
3. Каков Ответ на этот Вопрос?
Проверьте согласованность вашего ответа со структурой вводной части
4. Какова исходная Ситуация?
5. Каково Развитие Ситуации?
(2). Следуют ли отсюда ваш Вопрос и Ответ?
Определите Главный Уровень
6. Какой Вопрос возникает у читателя далее?
7. Ваш Ответ основан на методе дедукции или индукции?
Если это метод индукции, то какое родовое понятие необходимо выбрать для обобщения?

17

Сформулируйте вспомогательные идеи
8. На данном уровне повторите диалог «вопрос-ответ».
1. Нарисуйте прямоугольник. Он будет вершиной вашей пирамиды. Если вам уже известен
обсуждаемый Предмет, впишите его в прямоугольник. Если нет, переходите к шагу № 2.
2. Определите Вопрос (В). Попробуйте представить своего читателя. Кому адресован ваш
документ и о чем читатель может спросить? Если вы это знаете, то сформулируйте
Вопрос и переходите к шагу № 3. Если нет, переходите к шагу № 4.
3. Напишите Ответ (О), если вы его знаете, или отметьте, что вы дадите его ниже.
4. Определите Ситуацию (С). Вы должны быть уверены, что четко представляете себе
Вопрос и Ответ — только тогда вы сумеете их сформулировать. Для этого вы
рассказываете о Предмете и сложившейся вокруг него Ситуации, а затем делаете первое
неопровержимое утверждение. Важно подобрать такое утверждение, с которым читатель
будет согласен — либо потому, что он о нем что-то знает, либо потому, что это широко
известный факт.
5. Опишите Развитие Ситуации (Р). Вы рассказываете, что в описанной вами Ситуации
что-то произошло: возникла проблема или выявилась некая логическая несовместимость.
И здесь вы начинаете диалог с читателем. Представьте, что в ответ на ваш рассказ
читатель утвердительно кивает и говорит: «Да, я знаю. И что дальше?» Помните, что
Развитие Ситуации должно инициировать Вопрос.
6. Перепроверьте Вопрос и Ответ. Если утверждение о Развитии Ситуации не вызвало
у читателя Вопроса, замените данное утверждение другим. Не исключено, что вы
неправильно определили Развитие Ситуации либо Вопрос.
Цель всей этой процедуры заключается в том, чтобы убедиться, что вы знаете, на какой
Вопрос пытаетесь ответить. После этого все встает на свои места.
При помощи изложенного выше приема я продемонстрирую ход ваших мыслей на примере
служебной записки, составленной бухгалтером одной крупной компании по производству
напитков.
Доставив продукцию покупателям, водители отсылают в бухгалтерию накладную с указанием
кода товара, даты и объема поставки. Эти накладные являются основой системы выставления
счетов, которая организована следующим образом:

Один из клиентов компании, большой фастфуд (назовем его компанией Н), размещает
большие заказы на поставку напитков. Для упрощения собственного бухгалтерского учета
компания Н желает наладить систему ежедневного отслеживания получаемых ею счетов. Она
интересуется, можно ли оставлять накладные у себя, записывать их данные на диск,
самостоятельно подсчитывать итоговую сумму и раз в месяц отправлять диск вместе с чеком
в главный офис компании по производству напитков. Другими словами, она предлагает
следующую систему:

Главному бухгалтеру компании — производителя напитков было поручено оценить
целесообразность подобных изменений. Но в своей служебной записке (рис. 5) он не отвечает на
поставленный вопрос, а лишь описывает, как могла бы работать такая система.
Рис. 5
В служебной записке не дается прямого ответа на поставленный вопрос
Компания Н обратилась к нам с просьбой рассмотреть целесообразность введения нового
процесса обработки накладных на основе данных, которые будут сохраняться на диске и
передаваться нам для внесения в нашу систему учета. Мы рассмотрели данное предложение
и приняли следующее решение:

18

1.-Наше основное требование к бухгалтерским документам, получаемым из внешних
источников, заключается в наличии в них следующих реквизитов:


номер головной компании;



номер магазина;



номер накладной;



сумма каждой накладной;



дата доставки по каждой накладной.

Для удобства мы могли бы предоставить компании Н номер их головной компании и все
номера их магазинов, которые занесены в нашу базу данных по клиентам. Компания Н, в свою
очередь, могла бы внести эту информацию в свою систему.
2.-Компания Н разработает программу, которая будет извлекать информацию о неоплаченных
накладных из ее базы данных по кредиторской задолженности. Конечный файл будет иметь
формат, совместимый с нашей системой учета платежей. Записанные на диск данные будут
отсылаться нам вместе с чеком.
Когда наш отдел обработки данных получит данный диск, вся информация по накладным
будет сохранена согласно реквизитам, указанным выше. Конечным результатом должно быть
равенство между суммой принятых и сохраненных на диске накладных и суммой, указанной в
предоставленном чеке.
3.-На последней стадии процесса все данные будут внесены в нашу систему учета. Таким
образом, по номеру накладной можно будет сравнить сумму счета за отгруженную продукцию
и сумму оплаты.
Если бы вы оказались на месте главного бухгалтера и использовали правила,
продемонстрированные на рис. 4, то поступили бы следующим образом:
1. Первым делом вы нарисовали бы прямоугольник и задались вопросами: «Какой Предмет
я собираюсь проанализировать?» («Просьбу компании Н о внесении изменений».)
2. «На какой Вопрос я должен ответить?» («Устраивают ли нашу компанию эти
изменения?»)
3. «Каков Ответ?» («Да».)
4. Размышляя над вводной частью документа, вы проверили бы, правильно ли выбраны
Вопрос и Ответ, перейдя для этого к описанию Ситуации. Первым предложением здесь
должно быть неопровержимое утверждение о Предмете. Какой факт не вызовет сомнений
и вопросов у читателя? (Клиент попросил внести изменения в процесс обработки
накладных.) Избегайте в этой части описания необходимых изменений — вам
необходимо лишь четко определить главную идею.
5. Затем вы представили бы, что читатель говорит: «Да, мне это известно. И что дальше?»
Это направило бы вас к утверждению относительно Развития Ситуации. («Вы просили
оценить, стоит ли вносить эти изменения».) Определив таким образом Вопрос, вы видите,
что он соответствует Ответу. Значит, ваше основное утверждение соответствует
ожиданиям читателя.
6. Установив, что вносить изменения имеет смысл, можно спуститься на следующий
уровень и определить новый вопрос читателя. («Почему?»)
7. В ответ на вопрос «Почему?» всегда перечисляются причины. Таковы здесь будут все
идеи Главного Уровня:
o

Мы будем получать нужную нам информацию.

19
o

Мы сможем улучшить ликвидность.

o

Мы сможем сократить объем выполняемой нами работы.

8. Установив, что все причины следуют в логическом порядке, можно спуститься еще
на один уровень и выяснить, что необходимо сказать в поддержку каждой из них. Однако
если документ небольшой, можно и не делать этого во введении, а восстановить свои
рассуждения при непосредственном написании каждого раздела.
Рис. 6
На поставленный вопрос дается прямой ответ
С = Клиент попросил внести изменения
РС = Вас попросили выяснить, целесообразно ли это делать
В = Это целесообразно?

Как видите, нам удалось определить информацию, непосредственно относящуюся к вопросу
читателя. Это помогает сконцентрироваться на вопросе и ответить на него исчерпывающе, а
не частично, как в исходном примере. Ну и конечно, такой способ изложения позволяет понять
смысл документа без лишних затруднений.

Построение пирамиды снизу вверх
Зачастую возникают проблемы при выстраивании верхней части пирамиды. Иногда вы
не можете точно определить Предмет или понять Вопрос или не знаете, какая информация
читателю известна, а какая нет. В таких случаях переходите сразу к Главному Уровню.
Если у вас уже готовы некоторые утверждения Главного Уровня — замечательно.
Но зачастую и этого нет. Несмотря на это, вы сможете развить идеи снизу вверх, применив один
несложный процесс, состоящий из трех этапов:
1. Перечислите все утверждения, которые вы хотели бы включить в документ.
2. Определите связи между ними.
3. Сделайте выводы.
На примере документа, требующего доработки (рис. 7), посмотрим, как этот метод действует
на практике. Перед вами служебная записка, составленная молодым консультантом для своего
руководителя спустя две недели после приема на работу. Клиент — одна из типографий.
Рис. 7
Бессвязная аргументация
Ко
Дата:
му:
От
Тема:
:
TTW
Данный документ представляет собой краткое изложение результатов работы, проделанной за
последние 2 недели.
Как известно, при издании новых книг наибольшая доля расходов приходится на набор
текста: от 40% в случае с твердым переплетом до 50—55% для книг в мягкой обложке.
Основные составляющие расходов, связанных с набором текста:
Машинный набор
30—
50%
Корректура
17—
25%

20

Внесение правки
и сверка
Верстка

10—
16%
10—
20%
Спуск
10—
15%
Сравнительный анализ стандартов компании PAR показывает, что TTW имеет относительно
низкий показатель производительности в наборных процессах. В настоящий момент аналитики
работают над некоторыми специально отобранными мною примерами.
Каждая книга обязательно проходит ряд стандартных этапов, что должно гарантировать
качество. И это могло бы частично объяснить неконкурентоспособность TTW в области набора
простых текстов.
Интересно было бы узнать структуру расходов по набору текста в TTW. По этому поводу я
разговаривал с Роем Уолтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем Кеннеди. Кеннеди хочет
провести эксперимент, который позволил бы выяснить следующее: 1) можно ли из процесса
набора исключить некоторые этапы, особенно для определенных видов изданий; 2) каковы
причины низкого уровня производительности (то есть почему TTW отстает по этому показателю
от PAR).
В настоящий момент компания перегружена работой по набору текстов. Многие заказы не
выполняются в срок. Особенно остро стоит проблема нехватки персонала. TTW платит более
низкую зарплату, чем другие типографии, поэтому ей очень тяжело найти и удержать
квалифицированных работников.
В настоящее время компания столкнулась с новым требованием профсоюза. Кроме того,
недавно уволились еще два специалиста.
В отделе работает меньше людей, чем требуется, а выплаты за сверхурочные часы работы
превысили бюджет на 50%.
Выводы:
1.-Расходы по набору текста можно снизить за счет:


упрощения процесса набора для дешевых изданий;



повышения производительности при помощи новых методов.

2.-Для выполнения первой задачи необходимо провести ряд экспериментов, отслеживая весь
процесс набора и контролируя, во-первых, влияние изменения количества проверок и времени их
проведения, и во-вторых, реакцию клиентов на эти изменения. Достигнутая экономия может
составить порядка 10% от общей суммы расходов по набору текста.
Второй способ снижения расходов требует, на мой взгляд, детального изучения этих методов.
Показатели производительности в машинном и ручном наборе в компании TTW отстают от
аналогичных показателей PAR на 20—50%. Видимо, их можно улучшить.
3.-Сравнение показателей TTW с показателями Baird, Purnell или Waterlow может
предоставить полезную информацию и дать ответ на существующие вопросы. Джордж Кеннеди
и Рой Уолтер, похоже, очень заинтересовались проведением сравнительного анализа. Я их
предупредил, что он может оказаться бесполезным.
4.-Что же касается уровня расходов в Aylesbury, то здесь мнения разошлись. Джерри Калверт
считает, что они определенно высокие, в то время как Джордж Кеннеди утверждает, что этому
нет явных доказательств, а для Роя Уолтера они являются полной загадкой. Всем им хотелось
бы изучить уровень расходов в Aylesbury.
О данной ситуации мы знаем только то, что изложено в служебной записке. Наша задача
заключается лишь в том, чтобы представить текст в форме, понятной для читателя.

Этап 1. Перечислите все утверждения
Проблемы
1. Низкий уровень производительности в области набора текстов

21

2. Одинаковые для всех изданий этапы процесса набора
3. Завышенные цены для простых изданий
4. Невыполнение заказов в установленные сроки
5. Низкая зарплата
6. Нехватка людей
7. Большое количество сверхурочных часов
8. Отставание от PAR по производительности в наборе
Предложения
1. Упрощение технологической цепочки для дешевых изданий
2. Повышение производительности при помощи новых методов
Так как всегда легче оценить предлагаемые решения, нежели описанную ситуацию, начнем с
рекомендаций (подробнее о них можно прочитать в главе 7). Какая существует связь между
упрощением процесса и введением новых методов? Никакой. Поиск сходства между ними
не приведет ни к каким результатам.
Теперь перейдем к проблемам. Присмотревшись к ним, вы обнаружите некоторые
причинно-следственные связи и захотите изложить их как можно более наглядно.

Этап 2. Определите связи

Этот анализ позволяет выделить две отдельные группы аргументов. Возможно, некоторые
важные доводы были упущены, но это не страшно. Теперь вы можете сделать выводы. Либо
составитель документа утверждает, что расходы так высоки в связи с низкой
производительностью и большим количеством сверхурочных часов, либо он утверждает, что для
снижения расходов необходимо упростить методы набора и поднять зарплату.

Этап 3. Сделайте выводы

Чтобы из этих двух утверждений выбрать правильное, необходимо прочесть введение. Есть
ли в служебной записке уже известная читателю информация? Очевидно, он понимает
значимость расходов и знает, что TTW не способна конкурировать по ценам на простые издания
и что никто из сотрудников TTW не может оценить, насколько высоки их затраты. Итак,
размышления читателя выстраиваются следующим образом:

22

1.
Пред= Расходы, связанные с набором текстов.
мет
2. Вопрос
= Являются ли они слишком высокими?
3. Ответ
= Да.
4. Ситуа= Расходы на наборные процессы являются основной составляющей общих
ция
расходов.
5. Разви= Неизвестно, является ли их доля в общей сумме расходов завышенной, но не
тие Ситуации исключено, что неконкурентоспособность обусловлена именно этим.
Вопрос (2)
= Можно ли их снизить?
Ответ (3)
= Да, можно.
6. Новый
= Как?
Вопрос
7. Главный
= Исключить ненужные этапы в процессе набора и поднять зарплату исполниУровень
телям до уровня конкурентов.
Новая версия служебной записки (рис. 8) более проста для понимания. Вы можете не
согласиться с аргументами, но по крайней мере они представлены настолько ясно, что вы как
читатель можете оценить, согласны ли вы с ними.
Рис. 8
Письмо, в котором понятно изложены выводы
Ко
Дата:
му:
От
Тема:
:
TTW
Последние две недели я провел в Aylesbury, изучая расходы отдела по набору текстов. Как
известно, расходы по набору текста составляют 40% для книг в твердом переплете и 50—55%
для книг в мягкой обложке. TTW не знает, являются ли ее расходы слишком высокими. Тем
не менее компания считается неконкурентоспособной в наборе простых изданий.
Наши предварительные исследования свидетельствуют о том, что расходы по набору можно
было бы значительно сократить за счет:


исключения ненужных этапов из процесса;



повышения зарплаты до уровня конкурентов.

Исключение ненужных этапов
По показателям производительности в машинном и ручном наборе TTW отстает от PAR
на 20—50%. Изучение процесса показало, что каждое издание, от Библии до детектива, проходит
при наборе практически одни и те же этапы. Это могло бы частично объяснить, почему компания
неконкурентоспособна.
Я обсуждал результаты исследования с Роем Уолтером, Брайаном Томпсоном и Джорджем
Кеннеди. Кеннеди хочет провести эксперимент, который позволил бы выяснить следующее:
1) можно ли исключить из процесса некоторые этапы, особенно для простых изданий,
и 2) каковы причины низкого уровня производительности по сравнению с PAR.
Начиная со следующей недели мы собираемся проконтролировать процесс набора простых
изданий, отследив при этом, во-первых, влияние изменения количества корректур и затраченного
на них времени на качество работ и, во-вторых, реакцию клиентов на эти изменения.
Достигнутая таким образом экономия может составить порядка 10% от суммы расходов
на наборные процессы. Мы также проведем детальное исследование методов набора, чтобы
сократить разницу в показателях производительности по сравнению с PAR.
Повышение зарплаты
В TTW зарплаты ниже, чем в других типографиях. Поэтому она столкнулась с проблемой
поиска и удержания работников. Недавно уволились два наборщика, и в отделе не хватает

23

людей. В результате сроки не соблюдаются, а оплата сверхурочных часов оставшимся
превышает бюджетный показатель более чем на 50%.
В настоящее время компания столкнулась с новым требованием профсоюза, который может
заставить ее повысить зарплату. Если все так и произойдет, то компания сможет принять
на работу хороших специалистов и снизить расходы на оплату сверхурочных часов.
Я полностью переписала служебную записку, чтобы продемонстрировать: вся вводная часть
должна состоять из утверждений Главного Уровня. Благодаря этому читатель примерно за
полминуты сможет уловить ход мыслей автора. И так как в остальной части документа
поясняются утверждения, сделанные во введении, читатель может быть уверен, что никакие
новые важные утверждения дальше в тексте не появятся и не удивят его. Следовательно,
он может оценить, достаточно ли у него времени для прочтения всего документа. Если в течение
первых 30 секунд ход мыслей понять невозможно, следует переписать документ заново.
Обратите внимание на заголовки в тексте: они позволяют выделить основные утверждения,
чтобы читатель мог быстро найти детальное объяснение каждого из них. Это особенно удобно,
если документ очень большой. Поэтому вам следует научиться формулировать заголовки,
которые отображают идеи, а не категории (см. главу 10). Избегайте заголовков типа «Результаты
исследования» или «Выводы»: они неинформативны.
И наконец, несколько слов о стиле письма. Если вы еще раз внимательно прочтете обе версии
служебной записки, то заметите, что они мало отличаются друг от друга по стилю и
формулировке предложений. Ясность второй версии документа объясняется пирамидальным
выстраиванием идей, а не стилем написания или подбором более совершенных выражений и
формулировок.

Советы начинающим
Правила пирамиды позволяют начать с любой идеи, независимо от того, на каком уровне
пирамиды она располагается, и обнаружить постепенно остальные. Поэтому не важно, пойдет
ли ваше рассуждение сверху вниз или снизу вверх. Общие правила вам теперь известны.
Но ситуации бывают настолько разными, что невозможно рассмотреть все варианты. Ниже
приведены ответы на наиболее часто задаваемые мне вопросы.
1. Начинайте все же с метода «сверху вниз». Как только вы выражаете свою идею
на бумаге, она для вас становится настолько «родной», что вы уже не можете от нее
отказаться. Даже если и возникает необходимость ее изменить, вы делаете это с большой
неохотой. Следовательно, не торопитесь изложить сразу все свои мысли, полагая, что
потом сможете откорректировать написанное. Уверяю, как только документ будет
составлен, он более чем устроит вас, несмотря на сумбурность.
2. Используйте Ситуацию как отправной пункт для вашей вводной части. Если вы знаете,
о чем хотите рассказать во вводной части, то можете выстраивать ее элементы —
Ситуацию, Развитие Ситуации, Вопрос и Ответ — в любом порядке, в зависимости
от того, какого эффекта хотите добиться. Выбранный порядок задает документу
определенный тон — для каждого документа свой. Но все же первой стоит обдумать
Ситуацию: тогда далее будет проще определить ее Развитие и Вопрос.
3. Никогда не опускайте вводную часть. Зачастую, принимаясь за написание документа,
вы уже имеете четко сформулированное Главное Утверждение. Следовательно, и Вопрос,
из которого оно следует, тоже очевиден. И что вы тогда делаете? Вы перескакиваете
на Главный Уровень и начинаете отвечать на новый вопрос, вытекающий из главного
утверждения. Однако не стоит спешить. Это довольно частая ошибка — когда на Главном
Уровне излагается информация, которая должна была быть описана еще в Ситуации или
ее Развитии. Из-за этого вам приходится формулировать сложное и громоздкое
дедуктивное утверждение. Поэтому в первую очередь следует написать вводную часть,
что позволит сконцентрироваться на идеях нижних уровней.
4. Предыстория ситуации должна быть описана обязательно во вводной части. Вы
не можете просто взять и изложить читателю свои рассуждения, не предоставив ему
фактический материал. В основной части документа должны содержаться только

24

логически связанные идеи. Факты не могут выступать в их качестве, так как не являются
результатом логических размышлений.
5. Вводная часть должна содержать только ту информацию, которая уже известна
читателю и при этом бесспорна. Иногда, конечно, сложно определить, знает ли читатель
что-нибудь по этому вопросу. Попробуйте проверить ваши утверждения на ком-нибудь.
Если с ними согласятся, тогда можно предположить, что и у читателя не возникнет
сомнений.
Следите за тем, чтобы во вводную часть не попала неизвестная читателю информация.
И наоборот, в пирамиду рассуждений не включайте известную. Изложение ее на более
низком уровне означает, что вы забыли о ней во вводной части. Это может привести
к тому, что у читателя возникнет не тот вопрос, на который вы предполагали дать ответ.
6. Для формулирования аргументов Главного Уровня лучше использовать метод индукции, а
не дедукции. (Более подробно об этом вы можете прочитать в главе 5). Аргументация при
помощи индуктивного метода воспринимается легче, так как не требует особых
размышлений. Автору же, напротив, хочется изложить мысли в том порядке, в котором
они у него появляются, а это в основном дедуктивный процесс. Но это вовсе не значит,
что таким же образом они должны быть представлены читателю. В большинстве случаев
их можно представить в индуктивной форме.
Предположим, вы хотите кого-нибудь убедить в необходимости приобретения склада. Вы
представляете свои доводы при помощи дедуктивного метода:

В этом примере третья идея не вызывает никакого вопроса. Таким образом, этот довод
лишний. Чтобы ваша мысль была более понятна читателю, необходимо использовать
индуктивный метод.

Глава 4
ОСОБЕННОСТИ НАПИСАНИЯ ВВЕДЕНИЯ
Во вводной части документа, как мы уже говорили, кратко излагается знакомая читателю
информация. Это позволяет подготовить его к вопросу, на который будет дан ответ в вашем
документе. После этого можно смело приступить к аргументации.
Вводная часть всегда будет иметь форму повествования: описание знакомой Ситуации, затем
ее Развитие, которое, в свою очередь, поднимает некий Вопрос, и, наконец, Ответ на этот вопрос.
Повествование — наиболее удобный инструмент для изложения известной информации. Освоив
этот инструмент, вы сможете быстро разрабатывать структуру различных документов
небольшого объема. Этот процесс пойдет еще быстрее, когда вы поймете, что на самом деле
существует всего лишь несколько вариантов построения вводной части.

Повествовательная форма
Вводную часть можно представить в виде окружности, расположенной на вершине
пирамиды, но не включающей в себя ваши идеи (рис. 9). Попробуем разобраться, почему она

25

должна быть написана обязательно в повествовательной форме и нести читателю уже известную
ему информацию.
Рис. 9
Вводная часть должна иметь форму повествования

Почему именно повествование?
Согласитесь, никто не заинтересуется вашим документом, если есть возможность прочитать
роман, о котором все вокруг только и говорят. У вашего читателя в голове уйма мыслей,
большинство из которых относится к другим, интересным и близким для него темам. Ему
придется приложить немало усилий, чтобы абстрагироваться от них и сосредоточиться на вашей
информации, не представляющей для него особого интереса. Но вы сможете привлечь внимание
читателя, если предложите ему какую-нибудь заманчивую идею.
И даже если ваша информация соответствует его интересам, ему все еще нелегко отодвинуть
в сторону другие мысли и сосредоточиться. Каждый сталкивался с ситуацией, когда после
прочтения одной-двух страниц неожиданно ловил себя на том, что не понял ни слова. Это
происходит потому, что мы не отключаемся от других мыслей.
Необходимо построить рассказ так, чтобы читатель забыл обо всем остальном и
сконцентрировал внимание на вашем тексте. Самый эффективный инструмент —
недосказанность. Представьте, что я вам говорю:
Как-то в одном незнакомом городе в полночь встретились на мосту два ирландца…
Мне удалось привлечь ваше внимание, несмотря даже на то, что перед этим вы думали
о чем-то другом. Я обратила ваше внимание на определенное место и время и могу далее
удерживать ваш интерес, написав, например, что сказали или сделали ирландцы. Ваши мысли
будут сконцентрированы на рассказе до тех пор, пока вы не узнаете, чем он закончился.
Именно это вы и должны проделать во вводной части. Вы можете удержать интерес читателя
к определенному предмету, только рассказав ему историю об этом предмете. В каждой истории
имеется начало, середина и конец. Другими словами, в ней описывается какая-то Ситуация,
представляется ее Развитие и предлагается Решение. Решение всегда будет вашей основной
мыслью, так как вы пишете либо для того, чтобы решить какую-то проблему, либо для того,
чтобы ответить на имеющийся у читателя вопрос.
Для читателей, так же как для детей, лучшей является та история, которую они уже знают.
Поэтому, если вы хотите рассказать читателю действительно хорошую историю, начните с того,
о чем он знает (или, предполагается, должен знать) и с чем, на ваш взгляд, он согласится. После
этого он свободно перейдет к основным вашим идеям. Но если вы начнете документ с деталей и
подробностей, то шансы на полное ознакомление с документом невелики.

С чего начать описание Ситуации?
Вы можете начать описание Ситуации с утверждения о предмете разговора, с которым ваш
читатель согласится, так как он либо знаком с ним, либо для него это утверждение является

26

неоспоримым фактом. Если вы чувствуете, что не хотите начинать с этого, то, возможно,
вы неверно определили предмет или начинаете писать не с того места.
Если вы знаете своего читателя, как, например, в случае с письмом или служебной запиской,
то можно сразу выдвинуть самодостаточное и неоспоримое утверждение об обсуждаемом
предмете. Если же вы пишете документ для широкой аудитории, например статью для журнала
или книгу, то вам сначала нужно подвести разговор к обсуждаемому вопросу. В данном случае
труднее приступить к описанию Ситуации. Но вы можете допустить, что ваш читатель
достаточно хорошо проинформирован, и начать объяснения с общеизвестных фактов.
Я руководствуюсь следующим правилом: если подобная информация появлялась ранее
в таких периодических изданиях, как Business Week или Fortune, можно предположить, что она
будет воспринята читателями как достоверная. Как только они обнаружат такой материал в
непривычном для них контексте, им сразу захочется задать вопрос, на который вы и собираетесь
ответить ниже.
Особенность предложений, с которых начинается описание Ситуации, состоит в том, что они
приводят в определенное время и место, закладывая основу для истории, которая последует
дальше. Ниже приведены примеры типичных вводных предложений:


Энергоинвест рассматривает возможность экспорта алюминия в Чехию. (Из служебной
записки.)



Системы здравоохранения разных стран находятся под давлением постоянно
возрастающей нехватки ресурсов, и здравоохранительная система Ирландии не является
исключением. (Из доклада.)



Согласно данным археологов, артефакты, оставленные человеком за первые 2,5 млн. лет
его развития, довольно однообразны: каменные орудия труда. (Из журнальной статьи.)



Как и все люди, современные менеджеры являются продуктом своей собственной
культуры. (Из книги.)

В ответ на такие утверждения читатель обычно кивает головой и говорит: «Ну да. И что
из этого?», или более вежливо: «Почему вы мне это рассказываете?» Такая реакция — сигнал,
что можно переходить к Развитию Ситуации.

Что такое Развитие Ситуации?
Развитие Ситуации, представленной во вводной части, не обязательно означает проблему
в прямом смысле этого слова. Это развитие событий вашего рассказа, которое вызывает
у читателя Вопрос.
Примеры вопросов указаны на рис. 10.
Рис. 10
В большинстве документов дается ответ на один из четырех возможных вопросов
Ситуация
Развитие Ситуации
Вопрос
(Неоспоримые факты
(Далее происходит нечто,
о предмете разговора)
что вызывает вопрос)
Имеется задание, которое
Что-то препятствует его
Что следует предпринять?
необходимо выполнить
выполнению
Имеется проблема
Известно ее решение
Что необходимо сделать
для реализации решения?
Имеется проблема
Предлагается ее решение
Правильное ли это
решение?
Были предприняты меры
Меры не сработали
Почему?
На рис. 11 приведены конкретные примеры к каждой из четырех вышеперечисленных схем,
взятые из книги «Milestones in Management» Генри Стрэйджа, которая оказала большое влияние
на формирование управленческого образа мышления. При прочтении этих примеров вы поймете,

27

насколько разными по своему стилю могут быть вводные части в зависимости от
последовательности элементов.
Рис. 11
Вводная часть отражает структуру повествования
Анализ рисков инвестиционных проектов
Из всех решений, принимаемых руководством компании, нет более сложного, чем выбор
между схожими инвестиционными проектами. Почему так трудно принять это решение?
Проблема не в том, чтобы на основе некоторых допущений прогнозировать уровень прибыли на
инвестируемый капитал. Проблема именно в самих допущениях и в том, какое влияние они
могут оказывать.
За каждым допущением стоит некий уровень неопределенности, зачастую достаточно
высокий. Если суммировать все вероятности, общая неопределенность достигнет критического
уровня. Так подключается элемент риска. Существующие на сегодняшний день инструменты
и методы оценки риска не предоставляют должной помощи.
Однако имеется один способ оценки инвестиционных проектов на основе реального
измерения рисков при разных уровнях прибыльности. Вооружившись этим инструментом,
руководитель способен более правильно оценить альтернативы.
Дэвид Хертц, Harvard Business Review, январь-февраль 1964 и сентябрь-октябрь 1979
С = Необходимо сделать выбор между схожими инвестиционными проектами
РС = Непонятно, как оценивать вероятность рисков
В = Существуют ли методы реальной оценки рисков?
О = Да
И еще раз о мотивации
Сколько раз в различных статьях, книгах, докладах и на семинарах поднимался
животрепещущий вопрос: «Как заставить сотрудника делать то, что вам нужно?»
Психология мотивации — очень сложный предмет. И хотя некоторые его стороны отчасти
разгаданы, этого недостаточно. Энтузиазм к дальнейшим исследованиям не угас, и их результаты
периодически появляются. Некоторые из них основываются на научных доказательствах.
Данная статья не должна отрицательно повлиять на новые исследования. И я надеюсь, что,
так как выраженные здесь идеи были апробированы во многих корпорациях и организациях, они
позволят расширить познания в данной сфере.
Фредерик Херцберг, Harvard Business Review, январь-февраль 1968
С = Желание добиться от сотрудников определенных действий
РС = Необходимо прибегнуть к психологии мотивации
В = Как это сделать?
О = Применить идеи, изложенные в данной статье
Маркетинговая недальновидность
Любая крупная отрасль была когда-то развивающейся. Но некоторые отрасли,
воодушевленные своим ростом, к сожалению, не замечают, что уже перешли в стадию упадка.
Другие отрасли, рост которых считается сезонным, на самом деле завершили свое развитие.
Всегда, когда есть угроза росту, когда его темпы замедлились или приостановились, причина
кроется не в насыщенности рынка. Причина — в плохом управлении.
Теодор Левитт, Harvard Business Review, июль-август 1960 и сентябрь-октябрь 1975
С = Во многих отраслях либо приостановились темпы роста, либо им грозит упадок
РС = Возможно, это объясняется насыщенностью рынка
В = Правильное ли это предположение?
О = Нет, причина — в плохом управлении
Причины экономического спада
На протяжении последних лет в экономике США наметился значительный спад и возросли
волнения относительно общего ее состояния. Экономисты и видные бизнесмены объясняют
причины спада такими факторами, как агрессивная политика ОПЕК, несовершенство
государственной налоговой и валютно-денежной политики и возрастающее количество
различных постановлений. На наш взгляд, перечисленные причины не полностью объясняют
сложившуюся ситуацию.

28

Например, они не объясняют, почему темп роста производительности в США снизился в
абсолютном измерении, а в относительном стал меньше аналогичного показателя в Европе
и Японии. Они также не объясняют, почему во многих высокотехнологических и развитых
отраслях США утратили свою лидирующую позицию. Конечно, упомянутые факторы —
государственное регулирование, инфляция, валютно-денежная политика, налоговое
законодательство, растущие расходы на оплату труда, неуверенность в платежеспособности,
цены на импортируемую нефть — сдерживают развитие американской экономики, но ведь такое
же негативное влияние они оказывают и на экономику других стран.
С = В экономике США наметился значительный спад
РС = С аналогичными проблемами столкнулись также Германия и Франция, но в США
наблюдается больший спад
В = Почему?
О = Менеджеры не уделяют должного внимания конкурентоспособности по показателям
технологической оснащенности
Например, немецким руководителям приведенные выше объяснения не показались бы
убедительными. Германия импортирует 95% своей нефти (мы — 50%), доля государства в ВНП
составляет около 37% (у нас — около 30%). Однако с 1970 года уровень производительности
в Германии вырос, а за последнее время увеличился в четыре раза. Схожая ситуация
наблюдается и во Франции: уже сегодня темпы роста производительности в промышленности
(несмотря на кризис в стальной и текстильной отраслях) превысили наши темпы втрое. Ни
в одной стране экономика не застрахована от влияния сдерживающих факторов, имеющих место
в США. Почему же именно американские компании теряют свою конкурентоспособность?
Роберт Хайес и Уильям Абернати, Harvard Business Review, июль-август 1980

Почему выбрана именно такая последовательность?
Изложение вводной части по схеме «Ситуация — Развитие Ситуации — Решение» играет
очень важную роль. Но в зависимости от того, какой тон вы желаете придать вашему документу,
последовательность составляющих может быть различной. Ниже приведен пример основной
структуры и четыре разных ее варианта. Обратите внимание, как в каждом из них меняется тон
сообщения.
Основная структура
С = Количество консультаций, предоставленных нашим клиентам по вопросам
диверсификации их деятельности, возросло за последние 5 лет на 40%.
РС = Не можем предъявить нашим клиентам доказательства о преимуществах, которые они
получили от наших консультаций.
В = (Каким образом можно доказать клиентам преимущества предложенных нами путей
диверсификации деятельности?)
О = Запустить специальный проект для изучения данной проблемы.
Обычная: Ситуация — Развитие Ситуации — Решение
За последние годы нашей компанией были выставлены десятки счетов на огромные суммы за
консультации по вопросам диверсификации деятельности наших клиентов. Однако ни один
консультант лондонского офиса не имеет информации о результатах применения наших
рекомендаций на практике. Поскольку количество такого рода консультаций увеличилось за
последние 5 лет на 40%, необходимо запустить специальный проект, который определит
эффективность наших реализованных проектов.
В данной служебной записке рассматриваются основные вопросы и предположения, которые
должны быть исследованы и протестированы при реализации данного проекта.
Прямая: Решение — Ситуация — Развитие Ситуации
Одна из главных задач нашего специального проекта заключается в том, чтобы улучшить
качество наших консультаций по вопросам диверсификации деятельности наших клиентов.
В одном лишь лондонском офисе количество такого рода проектов возросло за последние 5 лет
на 40%. Однако мы не можем назвать ни одной сделки по диверсификации (поглощение или
слияние компаний), которая была осуществлена клиентами исключительно благодаря нашей
работе.

29

Вопросительная: Развитие Ситуации — Ситуация — Решение
Насколько мне известно, ни один сотрудник лондонского офиса не проводил исследований
результатов наших консультаций, предоставленных клиентам по вопросам диверсификации. В
сложившейся ситуации, когда количество предоставляемых нами услуг возросло за последние
5 лет на 40%, нам необходимо что-то предпринять. Мы можем испортить репутацию нашей
компании, продолжая брать деньги с клиентов за работу, которая не приносит положительных
результатов. Поэтому я предлагаю запустить специальный проект, который позволит определить,
какие преимущества получают клиенты благодаря нашей работе.
Агрессивная: Вопрос — Ситуация — Развитие Ситуации
Каким образом можно удостовериться, что консультации по вопросам диверсификации
остаются важной составляющей нашего спектра услуг? За 5 лет объем такого рода консультаций
возрос на 40%, но у нас нет практически ни одного примера, подтверждающего, что они
принесли клиенту положительные результаты, которых бы он не смог добиться самостоятельно.
Мы рискуем потерять эту долю рынка, если не примем соответствующие меры.
Поэтому я предлагаю немедленно запустить специальный проект, чтобы выяснить, как можно
улучшить наши знания в этой области и гарантировать тем самым значительную выгоду нашим
клиентам.

Что необходимо знать о Главном Уровне?
На Главном Уровне не просто дается ответ на Вопрос, следующий из Главного
утверждения, — на нем описывается план документа. Если документ объемный, то утверждения
Главного Уровня необходимо расположить посредине страницы, как это показано на рис. 12.
После этого можно дать заголовок первого утверждения и приступить к его описанию
(см. главу 10).
Рис. 12
Утверждения Главного Уровня должны быть сформулированы в начале документа

Формулировки утверждений Главного Уровня должны давать читателю возможность за
полминуты понять ход ваших мыслей. Так как все то, что описано ниже, лишь раскрывает
и поясняет эти утверждения, читатель сам может решить, читать ли ему далее или же он готов
принять ваши выводы сразу. В любом случае теперь он знает, о чем идет речь, и может быть
уверен, что ниже по тексту не столкнется с чем-нибудь незнакомым и непонятным.
Если это небольшой документ, состоящий из одного-двух абзацев, поясняющих каждое из
утверждений, то нет необходимости повторять эти утверждения в заголовках. Лучше поместить
их в начале абзаца и подчеркнуть, чтобы они были заметны.
Не забывайте, что утверждения Главного Уровня должны представлять собой идеи. Иначе
ваша вводная часть будет звучать незаконченно. Рассмотрим это правило на конкретном
примере:
В данной служебной записке описывается разработанная проектной группой программа
о способах увеличения прибыли компании. Данный документ состоит из шести разделов:


Исходные данные

30


Принципы программы



Задачи проекта



Структура программы



Ожидаемые результаты



Факторы успеха

С точки зрения информативности перечисление этих пунктов бесполезно: они не несут
никакой смысловой нагрузки. Читатель зря тратит время на их прочтение.
В документе не должно быть отдельного раздела под названием «Исходные данные» или
«Введение», так как содержащаяся в нем информация не принадлежит тому же уровню
абстракции, что последующие утверждения. Если вы будете просто перечислять факты,
то велика вероятность того, что вам не удастся выстроить четкие индуктивные или дедуктивные
рассуждения.
В вышеприведенном примере все идеи перепутаны, и трудно понять логику их
последовательности. Например, «Ожидаемые результаты», возможно, должны обсуждаться
в разделе «Принципы программы», а «Факторы успеха», по всей вероятности, принадлежат
разделу «Структура программы». Поэтому никогда не перечисляйте категории — перечисляйте
идеи.

Какого объема должна быть вводная часть?
Насколько длинной должна быть нога человека? Достаточно длинной, чтобы достать
до земли. Каков вопрос — таков и ответ. Вводная часть должна быть достаточной для того,
чтобы вы и читатель оказались на одном уровне и вы могли взять его за руку и провести по
лабиринтам своих рассуждений.
Как правило, это два или три абзаца, которые образуют структуру, представленную
на рис. 12. Ситуация и Развитие Ситуации обычно состоят из трех-четырех предложений
(обычно этого достаточно). Примеры во вводной части излишни.
Иногда бывает достаточно одного предложения: «В вашем письме от 15 января вы
спрашивали меня о…». Чем чаще вы общаетесь с адресатом, тем короче вводная часть. Однако
в ней должно быть достаточно информации, чтобы напомнить о Вопросе.
Размер вводной части не обязательно зависит от размера самого письма — скорее он зависит
от требований читателя. Что необходимо сообщить ему, чтобы он не только понял вашу
основную мысль, но и захотел прочесть ваш документ полностью?
Вы уже, наверное, поняли, что правильно составить вводную часть непросто. Действительно,
большинство ошибок делается именно здесь. И чем больше примеров вы прочтете, тем скорее
у вас разовьется чувство, позволяющее определять, когда вводная часть составлена хорошо,
а когда плохо.

Обязательно ли представлять утверждения Главного Уровня?
Каждое из утверждений Главного Уровня должно быть представлено согласно той же схеме
С — РС — В, которую вы использовали при составлении вводной части, но в более сжатом виде.
Это позволит вам кратко рассказать читателю историю, которая приведет его к той же точке,
в которой находитесь вы сами. В качестве примера рассмотрим статью на тему «Методы
управления 90-х» (см. рис. 13).
Рис. 13
Утверждения Главного Уровня тоже должны быть представлены посредством введения
С = TQM* был самым популярным методом управления в 80-х. Он использовался для
снижения затрат, а также улучшения качества товаров и услуг с целью повышения их
конкурентоспособности и прибыльности.

31

РС = Большинство компаний использует сегодня некоторые формы TQM, однако не всегда
добивается желаемого результата. А лидерам рынка удается каким-то образом удерживать свою
долю и высокие уровни прибыли.
В = Как? Что лидеры рынка делают лучше, чем остальные компании?

* Total quality management — метод всеобщего управления качеством, при котором компания
работает не только над качеством продукции, но и над качеством организации в целом, включая
работу персонала. Прим. перев.
** Метод контроля; внедрение в практику работы организации технологий, стандартов
и методов работы лучших организаций. Прим. перев.
*** Activity-based management — управленческий подход, основанный на учете затрат
по видам деятельности и предполагающий планирование и контроль затрат по видам
деятельности (производственным операциям). Прим. перев.
Структура вводной части здесь имеет следующую форму:
С = Предполагается, что использование метода Х приводит к результату Y.
РС = Многие используют метод Х, но не могут добиться такого же результата Y, как лидеры
рынка.
В = Как лидерам рынка удается достичь результата Y?
О = Они используют А + В + Х.
Ответ приводит нас к новому Вопросу: «Как, используя эти методы, добиться результата Y
(повышения конкурентоспособности и прибыли)?» Далее мы получаем утверждения Главного
Уровня:
Компании-лидеры рынка:


используют бенчмаркинг для оценки своей эффективности и производительности;



применяют АВМ для оценки реального уровня затрат по каждому виду производимых
товаров и (или) предоставляемых услуг;



используют TQM в тех процессах, которые способны предоставить компании новые
возможности.

Общий вопрос к каждому из утверждений — «Как это работает?», а общее понятие,
объединяющее их, — «меры».
Но приступать к их изложению и объяснению еще рано. Для начала необходимо озаглавить
каждое утверждение, затем расположить этот заголовок на странице таким образом, чтобы
он бросался в глаза читателю, и лишь затем представить само утверждение. Избегайте
следующих формулировок:
Бенчмаркинг
Лидеры рынка используют бенчмаркинг для оценки своей эффективности и
производительности. Для этого они:


измеряют эффективность ключевых процессов;



сравнивают свои показатели с показателями конкурентов;



определяют основные причины расхождений.

Правильнее дать заголовок, который более ясно отражает суть утверждения. Кроме того,
читателя нужно подготовить. Для этого сделайте обзор той информации, которая ему уже

32

известна о бенчмаркинге. Тем самым вы подведете его к вопросу, ответ на который и будет
указан в вашем утверждении. Например:
Оценка эффективности при помощи бенчмаркинга
С = Представьте, что при помощи TQM вам необходимо сократить время на обработку
кредитной заявки с двух дней до двух часов.
РС = Можно ли предположить, что этого сокращения будет достаточно для повышения
конкурентоспособности?
В = Будет ли этого достаточно?
О = Вы сможете это узнать, сравнив ваш показатель с показателем конкурентов.
Другие утверждения Главного Уровня следует представлять таким же образом:
Определение реального уровня затрат
С = Предположим, что результаты бенчмаркинга определили вас как лидера, на которого
равняются другие компании.
РС = Знаете ли вы, во сколько обходятся вам эти преимущества?
В = Как оценить, целесообразно ли производить то, в чем вы лучше остальных?
О = Проанализируйте свои затраты по видам деятельности, а не по выполняемым функциям.
Применение методики TQM
С = При помощи бенчмаркинга и АВМ вы определили свои слабые стороны по сравнению с
конкурентами и выявили самые затратные товары и (или) услуги.
РС = Теперь необходимо оптимизировать процессы по производству этих товаров и (или)
оказанию услуг.
В = Поможет ли в этом TQM?
О = Да, но TQM необходимо использовать в тех процессах, которые открывают новые
возможности.
Основное отличие вводной части всего документа от вводной части утверждений
заключается в глубине излагаемой информации. Во вводной части документа вы напоминаете
читателю о предмете то, что он уже знает (существующие методы управления); в первом
утверждении Главного Уровня говорите, какое отношение имеет данный предмет к общему
утверждению, а в остальных показываете, как каждый следующий предмет, который вы
собираетесь обсудить, взаимосвязан с ранее упомянутым.
Итак, основные правила составления вводной части:
1. Введение должно выполнять функцию напоминания, а не представления новой
информации. Это значит, что в нем необходимо избегать положений, которые придется
доказывать.
2. Введение всегда должно состоять из трех элементов, изложенных в повествовательной
форме. Это Ситуация, Развитие Ситуации и Решение. В больших документах необходимо
давать еще и пояснения относительно их структуры. Первые три элемента не обязательно
размещать в классической последовательности Ситуация — Развитие Ситуации —
Решение, но в любом случае все они должны присутствовать.
3. Объем вводной части зависит от читателя и предмета. Во вводную часть должна войти
информация, которая позволит читателю понять, о чем пойдет речь дальше: предыстория
проблемы, ваша роль в данной истории, какие-либо предварительные исследования,
определение терминов, предположения. На основе этих элементов и должно быть
выстроено повествование.
Я думаю, вы уже поняли, что опорным пунктом вашего документа является Вопрос,
формулируемый в самом начале. Он должен быть один. Если их несколько, то они должны быть
объединены. Например, вопросы «Следует ли нам выходить на этот рынок? Если да, то каким
образом?» подразумевают, в принципе, один: «Как нам выйти на этот рынок?» (ведь если ответ
на первую часть — «нет», то вторая уже ни к чему, а если «да», то вы сразу попадаете в верхнюю
часть пирамиды, где поднимается Вопрос «Каким образом?», ответ на который дается
на Главном Уровне).

33

Иногда бывает трудно определить Вопрос. В таком случае стоит подробнее рассмотреть
материал, который вы собираетесь включить в основную часть документа. Какие бы
утверждения вы ни хотели сделать, вы делаете их потому, что читатель, должно быть, знает
о них. Почему он должен знать о них? Потому что они отвечают на его вопрос. А почему у него
должен возникнуть этот вопрос? Потому что он знает об этой ситуации. Так, начав свои
размышления с самого конца, вы сможете составить убедительную вводную часть, которая
логическим путем приведет читателя к Вопросу.

Примеры часто используемых вводных частей
Чем больше вы напишете документов, тем больше у вас будет опыта в составлении вводной
части, и вскоре вы поймете, что они схожи по своей структуре и в них обычно дается ответ
на один из четырех вопросов:
1. Что мы должны сделать?
2. Как мы должны это сделать / это сделаем / это сделали?
3. Стоит ли нам это делать?
4. Почему это произошло?
Большинство документов составляются для того, чтобы дать указания, что делать в тех или
иных ситуациях. Ведь мы редко интересуемся лишь причинами случившегося — мы хотим
получить рекомендации относительно дальнейших действий. Исключения составляют, пожалуй,
только те документы, в которых представлены данные новых исследований.
Тип вводной части, который вы будете использовать чаще всего, зависит от вашей сферы
деятельности. Наиболее часто встречаются четыре типа:
1. Указания и распоряжения (Что мы должны сделать? Как мы должны это сделать?)
2. Согласование (Стоит ли нам это делать?)
3. Пояснения (Как мы должны это сделать?)
4. Выбор решения из ряда альтернативных (Что из этого мы должны сделать?)

Указания и распоряжения
Указания и распоряжения — наиболее распространенный в деловом мире вид служебных
записок. В них вы обращаетесь к кому-либо с просьбой или требованием что-то сделать. При
этом вопрос у читателя возникает сам, и вам не приходится о нем напоминать.
Рассмотрим конкретный пример. Предположим, что вы собираетесь обучить своих торговых
партнеров новым способам выкладки товара. Однако для этого вам нужна информация о
конкретных проблемах, с которыми магазины каждого отдельного района сталкиваются на
сегодняшний день. Структура вводной части вашего документа будет иметь следующий вид:
С = Мы хотели бы обучить вас новым приемам выкладки товара.
РС = Для этого, однако, нам понадобится информация о текущих проблемах, с которыми
сталкиваются магазины каждого отдельного района.
В = (Каким образом мы можем получить от вас эту информацию?)
Или, если схематично, то:
С = Мы хотим сделать Х.
РС = Вам необходимо сделать Y.
В = Как нам сделать Y?
В данной ситуации нет необходимости формулировать Вопрос во вводной части: ваш ход
мыслей делает его очевидным. Но в любом случае для себя вы должны четко определить его,
иначе дальше по тексту вы можете отклониться от темы и дать ответ на другой вопрос.
Вопрос, который возникает у читателя при прочтении данного документа, — «Каким
образом?». Ответом должно быть перечисление действий, которые необходимо предпринять для

34

решения проблемы, описанной в Развитии Ситуации. Всю эту цепочку РС—В—О можно
проследить на рис. 14.
Рис. 14
При прочтении указания или распоряжения вопрос у читателя возникает автоматически
С = Мы бы хотели обучить вас новым приемам выкладки товара.
РС = Нам необходима информация о текущих проблемах, с которыми сталкиваются магазины
каждого отдельного района.
В = Каким образом мы можем получить от вас эту информацию?

Рассмотрим еще один пример. Предположим, в вашей компании имеется производственная
инструкция, которая постоянно дополняется разными работниками. Вы хотите, чтобы все
дополнения вносились по единому образцу:
С = Наша инструкция о порядке выполнения заданий время от времени должна обновляться.
Если каждый будет делать это по-своему, то разобраться в ней будет сложно.
РС = Чтобы вносимые изменения соответствовали формату инструкции, все должны
руководствоваться одной и той же методикой.
В = (Что это за методика?)
В данном примере Вопрос также подразумевается, а не формулируется прямо. Если
представить пример более схематично, получим:
С = Вы делаете Х.
РС = Для этого вы должны использовать Y.
В = Что представляет собой Y?

Согласование платежей
Другой распространенный вид служебных записок — запрос на согласование платежей. При
его прочтении у читателя автоматически возникает Вопрос: «Должен ли я одобрить этот
платеж?», — то есть прямо формулировать его нет необходимости.
Запросы на выделение денежных средств имеют приблизительно следующую структуру:
С = У нас есть проблема.
РС = Решение проблемы будет стоить $…
В = (Должен ли я одобрить этот платеж?)
Приведем пример:
С = Как вам известно, за последние 4 года количество работы, выполняемой нашим отделом,
ежегодно увеличивалось на 20%. Тем не менее в соответствии с указаниями главного офиса
число сотрудников отдела не превышало 14 человек. В результате им приходится работать
сверхурочно и по выходным, но, несмотря на все их усилия, объем невыполненной работы
постоянно растет.
РС = Чтобы выполнить всю накопившуюся работу, нам понадобится 22 недели. К сожалению,
мы не в состоянии выполнить это собственными силами. Но результаты проведенного
исследования позволяют утверждать, что мы сможем выполнить всю работу и сократить
сверхурочные часы, установив компьютер стоимостью $…
В = (Должен ли я одобрить расходы на приобретение этого компьютера?)
О = Просим сообщить о своем решении как можно скорее.
Чтобы получить согласие на расходование средств, зачастую дополнительно указывают еще
три-четыре причины:
Вам следует одобрить данные расходы, так как:


ситуация не терпит отлагательства;

35


предложенные меры помогут решить проблему (или это лучший из нескольких вариантов
ее решения);



расходы будут компенсированы (например, за счет планируемой экономии затрат);



возможны и другие выгоды.

Первый пункт позволяет в полной мере описать проблему, а второй — ее решение. В третьем
пункте обычно дается финансовый анализ.
Что касается четвертого пункта, то он обычно не является основополагающим при принятии
решения. Другими словами, это не единственная причина, по которой вы хотите прибегнуть
к данным действиям, но, поскольку возможен еще какой-то положительный результат, было
бы неплохо выделить и это дополнительное преимущество.
Вот как в данном случае будет выглядеть пирамида.
С = У нас есть проблема.
РС = Решение проблемы будет стоить $…
В = Должен ли я дать согласие на эти расходы?

Пояснения
Зачастую, особенно в консалтинге, приходится писать письма с объяснениями, как решить
ту или иную проблему. В этом случае элементами Главного Уровня являются «этапы» ответа
на вопрос «Как?»:

Заметим, что структура вводной части будет различной в зависимости от того, рассказываете
вы об абсолютно новых методах или объясняете, как сделать правильно то, что ваш адресат уже
делает. Пример служебной записки о преобразовании совета директоров, приведенной в главе 2,
относится к первому виду:
С = Должен делать Х.
РС = Не может делать Х, так как его деятельность неправильно организована.
В = Как правильно организовать его деятельность?
Рассмотрим второй пример. Представьте, что аналитики вашей компании все время неверно
прогнозируют развитие рынка. Вам необходимо объяснить, как можно улучшить качество
прогнозов. Структура такого документа будет выглядеть следующим образом:
С = Х — система, существующая на данный момент.
РС = Она не работает должным образом.
В = Какие необходимы изменения, чтобы она работала как следует?
Особенность данного вида вводной части заключается в том, что начинать следует с описания
существующей системы (см. рис. 15), а затем описать новую систему, которая позволит делать
более точные прогнозы. После этого на Главном Уровне объясняются отличия между ними.
рис. 15
Отличия между первой и второй системой определяют утверждения Главного Уровня
Существующая система

36

Рекомендуемая система

Рекомендуемая структура

Мне хотелось бы подчеркнуть необходимость четкого понимания обеих систем:
существующей и рекомендуемой. Возможно, вы думаете, что отлично знаете их. Но если они
не будут описаны и проанализированы во вводной части, велика вероятность того, что в вашем
документе будут упущены важные моменты.

Выбор решения из ряда альтернативных
Часто менеджеры просят своих подчиненных проанализировать проблему и предложить
варианты ее решения. Собственно говоря, при тщательном исследовании проблемы
альтернативных решений быть не может (см. главу 8): либо то, что вы предлагаете, поможет
разрешить проблему, либо нет.
На самом деле менеджер имеет в виду следующее: «Предоставьте мне несколько вариантов
решения проблемы, если не найдете тот единственный, который поможет нам разрешить ее
полностью». Таким образом, в своей служебной записке вы перечисляете альтернативные
решения только в том случае, если они заведомо известны читателю (к примеру, обсуждались
ранее). В этом случае структура вводной части определяется легко:
С = Мы хотим сделать Х.
РС = У нас есть несколько вариантов того, как это можно сделать.
В = Какой из них нам наиболее подходит?
Рассмотрим пример:
С = Как вам известно, после заявления о том, что машина 5-105 HP больше подходит для
бурения нефтяных скважин при низких температурах, наш крупнейший заказчик объявил, что
вместо нашей машины будет использовать модель конкурентов 7 3/4 НР.
РС = У нас есть три варианта решения сложившейся проблемы:


Снизить цену на нашу модель.



Совершенствовать нашу модель по образцу модели конкурентов.



Модернизировать модель 5-105
узкоспециализированных областях.

НР для

последующего

ее

использования

в

В = Какой из вариантов нам наиболее подходит?
Выбрав подходящий вариант, вы можете заполнить Главный Уровень, на котором
объясняется, почему данный вариант предпочтительнее двух других. Самый простой и лучший
способ объяснения своего выбора — это перечисление ваших критериев оценки:

37

Если же вариант В не всегда лучше вариантов А и Б, то можно обосновать свое решение, дав
оценку каждому из вариантов:

Другими словами, вы указываете основную причину, по которой выбрали вариант В,
и основную причину, по которой отвергли варианты А и Б.
Однако бывает, что ни один из вариантов не обеспечивает желаемого результата или вам
вообще ничего не приходит в голову. Тогда возникает соответственно вопрос «Что делать?»,
а ответом будет следующее:

Заметьте, что здесь речь идет не об «альтернативных вариантах решения проблемы», а об
«альтернативных целях». В этом и состоит разница.

Примеры введений, часто используемых в консалтинге
Документы, используемые в консалтинге, отличаются от других большим объемом и тем, что
основная их цель — предоставление определенного плана действий. В своих служебных
записках, отчетах, презентациях и предложениях консультант обычно дает ответ на первые три
из четырех вопросов, указанных на рис. 10. О том, как правильно выстроить структуру
консалтинговых документов, подробно рассказано в главе 8 и главе 9. Здесь же я хотела
бы кратко рассмотреть два наиболее часто встречающихся в консалтинге документа:


письмо с деловым предложением;



обзор проделанной работы.

Письмо с деловым предложением
Эти документы имеют большое значение для консалтинговых фирм, поэтому составляются
с особой тщательностью. Большинство фирм, обращаясь к своим клиентам, используют
следующую структуру:
С = У вас возникла проблема (1-2 предложения, описывающих проблему).
РС = Вы решили обратиться за помощью к независимой компании.
В = (Сможет ли эта компания решить ее?)
Конечно же, ответ компании на подразумеваемый ею же вопрос будет положительным. Затем
последуют еще четыре утверждения:
1. Мы понимаем вашу проблему.
2. У нас имеется надежный способ ее решения.
3. Мы обладаем огромным опытом в реализации данного подхода.

38

4. Заключение договора с нами будет выгодным для вас.
Используя повествовательную форму для изложения Развития Ситуации и Вопроса, получим
следующую вводную часть:
Мы были рады принять участие в обсуждении проблемы выхода вашей компании на рынок
автомобильных запчастей. В данном документе описано наше предложение, которое поможет
вам выбрать наилучший вариант решения проблемы и разработать стратегию по захвату
значительной доли рынка за короткий срок.
Данная структура предложения используется в основном для новых клиентов, когда
консультант, уделяя значительное внимание описанию проблемы, хочет показать читателю, что
он является экспертом в данной области.
Если вы уже знакомы с клиентом и ваше предложение — лишь формальность, проблема
представляется во вводной части следующим образом (более подробно эта тема освещена
в главе 8):
С = У вас возникла проблема (3-4 абзаца, объясняющих проблему).
РС = Вы хотите, чтобы консалтинговая фирма помогла вам решить ее.
В = Какое содействие вы готовы оказать консультантам в решении проблемы?
Далее вы описываете подход, который будете использовать для решения проблемы.
Рассмотрев этот подход, клиент примет решение, стоит ли воспользоваться услугами вашей
консалтинговой компании. Такая структура вводной части позволяет вам как составителю
документа описать дальше в основной части конкретные примеры из своего опыта.

Обзор проделанной работы
Этот документ обычно составляется для обсуждения с клиентом результатов каждого
отдельного этапа проекта. Согласно графику, после завершения каждого этапа вы предоставляете
клиенту отчет о проделанной работе. Рассмотрим структуру первого отчета, которая, в принципе,
будет такой же и во всех последующих отчетах:
С = Мы работаем над проблемой Х.
РС = Мы говорили, что на первом этапе нашего анализа определим, имеет ли место Y. Мы
завершили первый этап.
В = Каковы результаты?
После ознакомления с отчетом у клиента появится план дальнейших действий. Возможно,
он попросит провести дополнительные исследования или же одобрит полученные результаты
и попросит перейти ко второму этапу. Следующий отчет может выглядеть так:
С = В предыдущем отчете мы говорили, что в вашей компании существует проблема
неполной загрузки мощностей.
РС = Вы ответили, что эта проблема временная, так как ваш конкурент собирается вскоре
уйти из этого бизнеса. Вы попросили нас исследовать данный вопрос. Мы закончили наше
исследование.
В = (Что вы обнаружили?)
О = Исследование показывает, что вскоре у вас появятся еще более серьезные проблемы с
загрузкой мощностей.
Схематично это можно представить так:
С = Мы сообщили вам Х.
РС = Вы попросили нас исследовать Y, что мы и проделали.
В = Что вы обнаружили?
Надеюсь, что, прочитав данную главу, вы поняли, насколько важно продумать структуру
вводной части. Как было показано, хорошее введение не только привлекает и удерживает
внимание читателя, но и упрощает восприятие информации.
Любую ситуацию можно истолковать по-разному. Повествовательная форма придает
убедительность той интерпретации, которую выбрал составитель документа, и удерживает
читателя от иной. Благодаря простой констатации фактов читатель не склонен оспаривать идеи
автора. Кроме того, повествовательная форма подчеркивает заботу автора о читателе, для
которого он старается как можно яснее описать ситуацию.

39

Глава 5
ИНДУКЦИЯ И ДЕДУКЦИЯ: ОТЛИЧИЯ
В предыдущих главах было продемонстрировано, что документ станет понятным для
читателя лишь тогда, когда идеи в нем взаимосвязаны, тщательно структурированы и образуют
пирамиду с разными уровнями абстракции, относящимися к одной мысли.
Идеи в пирамиде связаны тремя способами: снизу вверх, сверху вниз и параллельно.
Утверждение, стоящее в пирамиде над какой-либо группой идей, обобщает их либо делает из них
вывод, а они, в свою очередь, разъясняют или доказывают его. Внутри группы идеи
располагаются на одном уровне и связаны между собой логически, причем тип логической
последовательности зависит от того, была группа идей сформирована методом индукции или
дедукции.
Чтобы научиться четко выражать свои мысли устно и письменно, вам необходимо понимать
различия между индуктивным и дедуктивным методом рассуждения.
На рис. 16 представлены два небольших примера, иллюстрирующих отличия этих двух
методов. Дедукция представляет собой последовательность суждений «от общего к частному»,
которая приводит к выводу, начинающемуся со слов «Поэтому…» или «Следовательно…»;
утверждение, расположенное в вершине пирамиды, подводит итог всей цепочке аргументов,
опираясь на последнее суждение (то есть дедуктивные суждения последовательно вытекают друг
из друга). Индукция же описывает группу схожих суждений, а затем формулирует
заключительное утверждение о том, что общего между ними.
Рис. 16
Отличие дедуктивного способа аргументации от индуктивного
Дедуктивный способ

Индуктивный способ

Насколько существенно отличие этих методов, будет показано ниже. Как только вы уловите
эту разницу, у вас больше не возникнет проблем с выбором и применением того или иного
метода рассуждения для четкого изложения своих мыслей.

Дедуктивный метод рассуждения
Людям проще мыслить дедуктивно. Однако этот метод слишком громоздок при письменном
изложении мыслей. Надеюсь, мне удастся это продемонстрировать.

Суть метода дедукции
Прежде всего давайте разберемся, что представляет собой дедуктивный метод рассуждений.
Обычно под ним понимается умозаключение в форме силлогизма — доказательства, в котором
заключение следует из двух суждений (большей посылки и меньшей посылки). Я считаю, что это
определение слишком запутанно и не объясняет принципы применения дедуктивного метода
на письме. Попробуем подойти к этому вопросу с другой стороны.
Представьте процесс дедуктивного рассуждения как систему трех обязательных элементов:
1. Утверждение о некой реальной ситуации.
2. Утверждение о другой ситуации, связанной с предыдущей и существующей параллельно
с ней; при этом второе утверждение уточняет либо субъект, либо предикат первого.

40

3. Вывод, следующий из этих двух ситуаций, существующих одновременно.
На рис. 17 показано несколько примеров дедуктивных рассуждений, каждое из которых
содержит эти три элемента:
Рис. 17
Элементы дедуктивного рассуждения следуют друг из друга

Из суждений каждого примера можно вывести заключительное утверждение: «Так как
Сократ — человек, он смертен», или «Так как профсоюзы ведут себя как монополии, то их
деятельность должна регламентироваться антимонопольным законодательством», или «Если
вы хотите увеличить объем производства, вы должны внести изменения в существующую
структуру компании».
Это классические примеры дедуктивных рассуждений, которые включают все три этапа.
Однако, возможно, иногда вам захочется опустить какой-либо из этих этапов и объединить
несколько суждений, чтобы сократить и упростить процесс аргументации. Это вполне
допустимо, но при условии, что читающий сможет понять ход ваших мыслей.
Предположим, имеется следующая группа суждений, изложенных дедуктивным методом:


Объем переработки макулатуры соответствует потребностям внутреннего рынка.



Но мы начали продавать макулатуру другим странам.



Поэтому теперь у нас наблюдается нехватка макулатуры.



Нехватка макулатуры ведет к дефициту газетной бумаги.



Мы испытываем нехватку макулатуры.



Поэтому у нас дефицит газетной бумаги.

На рис. 18 приводится сокращенная цепочка дедуктивных рассуждений. Вы видите,
насколько громоздко такое доказательство, включающее все без исключения этапы рассуждения.
Это главная причина, по которой я не рекомендую использовать дедуктивный метод при
составлении письменных документов: он делает простое сложным.
Рис. 18
Дедуктивные суждения могут быть объединены

41

Когда следует использовать дедуктивный метод
Исходя из вышесказанного, я бы посоветовала вам на Главном Уровне придерживаться
индуктивного метода: это облегчит прочтение и понимание документа.
Давайте проследим за процессом мышления человека, читающего доклад, составленный вами
с применением метода дедукции. Предположим, вы хотите сообщить ему, что он должен внести
кое-какие изменения в процесс работы организации. Ваши аргументы будут выглядеть
следующим образом:

Чтобы проследить логику ваших рассуждений, читатель должен для начала понять и
запомнить высказывания A1, B1, C1 о том, что является неэффективным. Конечно, это не так
уж сложно. Но потом ему придется сопоставлять факт А1 с его причиной А2 и удерживать всю
эту информацию в голове, пока вы не проделаете то же самое с В1—В2 и С1—С2. Но и это еще
не все. Далее вы предлагаете ему повторить весь процесс, увязывая на этот раз А1 и А2 с действием А3 (что следует предпринять), а потом проделать то же самое с В и С.
Таким образом, вы не только отнимаете у читателя много времени на то, чтобы он наконец
понял, что ему следует сделать в понедельник утром, но и заставляете его полностью
воспроизвести ваш процесс мышления. Вы как будто говорите ему: «Я проделал колоссальную
работу, и вы должны об этом знать». Было бы гораздо проще, если бы вы представили ту же
информацию при помощи индукции:

В отличие от предыдущего примера здесь вы сначала отвечаете на вопрос «Как?» и лишь
потом — на вопрос «Почему?». Хотя суждения нижних уровней могут излагаться при помощи
дедукции, ответ на Главный Вопрос читатель получает сразу в начале документа, а ниже может
ознакомиться с вашими рассуждениями по каждому из предлагаемых изменений.
Меня часто спрашивают, не является ли дедуктивный метод все же более убедительным и
лаконичным. Для рассуждений — может быть. Но мы говорим о том, как лучше изложить свои
мысли на бумаге.
Другими словами, в процессе рассуждения у вас возникает целый ряд заключений, которые
могут быть перечислены в списке рекомендаций (рис. 19). Такого рода таблицы позволяют

42

наглядно представить все факты, натолкнувшие вас на соответствующие размышления об
их причинах, которые, в свою очередь, позволили вам сформулировать рекомендации.
Рис. 19
Анализ проблемы всегда проводится с помощью дедуктивного метода
Обнаруженные нами
Выводы, сделанные в результате
Рекомендации
факты
анализа
Вот то, что неэффекВот причины этого
Вот что следует предтивно
А2
принять
А1
В2
А3
В1
С2
В3
С1
С3
Хотя данные термины — факты, выводы, рекомендации — употребляются часто, на самом
деле они довольно условны. Это всего лишь произвольные названия одного и того же уровня
абстракции.
Чтобы сделать вывод из имеющихся фактов, вам придется использовать три метода
рассуждения: индукцию, дедукцию (оба эти метода вам уже известны) и абдукцию7. Последний
метод базируется на допущениях и используется только тогда, когда вы ищете информацию для
подтверждения какого-либо своего предположения (см. Приложение А). Как только необходимая
информация найдена, ход рассуждений меняется на индуктивный.
После того как вы собрали все свои мысли в таблицу, вам остается лишь решить, в какой
форме их представить. Если в дедуктивной, то располагайте свои суждения в том порядке,
в каком они следуют в таблице, то есть сначала первая колонка, потом вторая и, наконец, третья.
Если же вы хотите представить свои мысли индуктивно, то просто поверните таблицу на 90
градусов против часовой стрелки и изложите на Главном Уровне рекомендации, а
соответствующие им факты и выводы — ниже.
Основной
вопрос
здесь
заключается
в том,
с чего
начать:
сообщить
читающему, почемуон должен внести изменения, а затем как это сделать, или же убедить его, что
он должен внести изменения, а затем пояснить почему. Как правило, лучше сначала изложить
действие, так как именно это и интересует читающего. Хотя иногда (в очень редких случаях)
важнее как раз доводы.
Рассмотрим следующие два диалога:
Ситуация 1
Читающий: «Расскажите, как мне сократить затраты?»
Консультант: «Ваши затраты сократить очень легко».
Читающий: «Как?»
Консультант: «Сделайте А, В, С».
Очевидно, что в данном случае пирамида строится по индуктивному принципу:

Ситуация 2
Читающий: «Скажите, как мне сократить затраты?»
Консультант: «Забудьте о сокращении затрат, лучше подумайте о продаже своего бизнеса».
Читающий: «Почему? Как? Вы уверены? Боже правый!»
В данном случае определенно требуется дедуктивный метод аргументации.

43

Другим примером использования метода дедукции на Главном Уровне может быть ситуация,
когда есть опасность, что читающий не поймет действие без предварительного объяснения. Так,
Дэвид Хертц в своей статье, представленной на рис. 11, счел нужным для начала объяснить
причину выбора данного аналитического подхода и лишь затем приступил к его описанию. И это
действительно облегчило восприятие написанного.
Однако эти две ситуации не так уж часты. Для формулировки утверждения Главного Уровня
вы скорее будете использовать индуктивный метод. (Обратите внимание: мы говорим именно
о Главном Уровне, а не о более низких.) Дедуктивные доводы легко воспринимаются лишь в том
случае, если они сразу, без развернутых пояснений, дают ответ.
Птицы летают → Я — птица → Поэтому я летаю
Но если для того, чтобы перейти от первого суждения ко второму и от второго к третьему,
требуется 10-12 страниц, то документ становится слишком запутанным и непонятным. Поэтому
лучше оставить дедукцию для более низких уровней: там требуется меньше пояснений, поэтому
дедуктивные доводы звучат лаконичнее и понятнее.
Прежде чем применять дедукцию на нижних уровнях пирамиды, полезно ознакомиться с
приведенными на рис. 20 несколькими примерами допустимых форм рассуждений, которые
отличаются от классических силлогизмов.
Рис. 20.
Формы дедуктивных рассуждений могут отличаться друг от друга

Выстраивая дедуктивную цепочку, необходимо следовать двум правилам: а) в дедуктивном
доказательстве нельзя использовать более четырех суждений; б) нельзя использовать более двух
суждений типа «следовательно». Конечно, вы можете не соблюдать эти два правила, но тогда
группы суждений будут слишком объемными и запутанными.

Индуктивный метод рассуждения
Изложение идей на основе индуктивного метода — непростой процесс, требующий
творческого подхода. Вы объединяете различные идеи, события, факты, в чем-то схожие друг
с другом, в одну группу и формулируете утверждение относительно их общности. Но
пользоваться этим методом нужно с осторожностью.
В примере о танках, приведенном на рис. 16, описанные события были истолкованы как
воинственные действия против Польши. Поэтому был сделан вывод о том, что территория
Польши в скором времени будет захвачена другими странами. Однако с тем же успехом эти

44

события можно истолковать и как подготовку союзников Польши к нападению на другие страны
Европы.
Итак, чтобы научиться мыслить индуктивно, вам необходимо применять следующие два
принципа:


объединение суждений в группу;



исключение тех суждений, которые не вписываются в эту группу.

О том, как оперировать этими двумя принципами, будет подробно рассказано в главе 6. Здесь
же мы постараемся разобрать только их основы, чтобы научиться четко различать метод
индукции и метод дедукции.

Суть индуктивного метода
Ключевым приемом индуктивного метода является определение общего слова — родового
понятия для всех суждений группы. Этим словом всегда будет существительное во
множественном числе (например, в примере с Польшей это «воинственные действия» или
«приготовления к нападению»).
Если вы посмотрите на рис. 21, то заметите, что каждую группу суждений можно описать
общим существительным во множественном числе: «действия», «проблемы». Обратите также
внимание, что ни одно из суждений не является лишним в своей группе и подходит по смыслу
своему родовому понятию.
Рис. 21
При индукции объединяются схожие суждения

После того как определено родовое понятие, необходимо проверить вашу аргументацию. Для
этого надо к каждому суждению поставить вопросы и посмотреть, дает ли главное утверждение
ответ на каждый из них. (Например, можно ли утверждать, что увеличение налога на наследство
станет проблемой для самого наследника? Да, конечно, это его не обрадует.)
Для сравнения рассмотрим два примера, приведенных на рис. 22.
Рис. 22.
Вывод не должен выходить за рамки группы суждений

45

Если менеджеры не желают взглянуть реально на факты, игнорируют критику и т. д., можно
ли сделать вывод, что они плохо управляют из-за того, что делают это все сознательно? Конечно
нет. Данные рассуждения неверны.

Верен ли вывод о том, что можно увеличить прибыль при низкой производительности труда,
больших объемах сверхурочной работы и завышенных ценах на продукцию? Возможно, но я
бы скорее назвала три или четыре абсолютно других показателя. В этом примере связь между
конечным утверждением и тремя суждениями слишком абстрактна. Конечное утверждение
не содержит конкретного вывода, который бы касался только этих трех утверждений.
На самом деле в данном случае мы имеем дело с дедуктивным рассуждением, ошибочно
представленным как индуктивное. Ход мыслей должен быть таков: низкая производительность
труда привела к увеличению сверхурочного времени, что обусловило неконкурентоспособность
цен. Таким образом, конечное утверждение необходимо было бы сформулировать следующим
образом: «Наши цены так высоки из-за низкой производительности труда».
Всякий раз, когда вы располагаете лишь одним доказательством чего-либо, необходимо
использовать дедуктивный метод.

В чем отличия
Я думаю, вы уже поняли, как сильно отличаются дедукция и индукция, и теперь сможете
легко определить разницу между ними. Помните, что при дедукции второе суждение должно
уточнять субъект или предикат первого. Если этого не наблюдается, значит, данное рассуждение
построено по индуктивному принципу; чтобы проверить его правильность, попробуйте
объединить его элементы с помощью общего родового понятия.
В качестве примера приведу два так называемых дедуктивных заблуждения:
Все коммунисты являются сторонниками общедоступной медицины.
Некоторые члены правительства являются сторонниками общедоступной медицины.
Следовательно, некоторые члены правительства являются коммунистами.
Все кролики быстро бегают.
Некоторые лошади быстро бегают.
Следовательно, некоторые лошади на самом деле — кролики.
Я думаю, вы обратили внимание, что в обоих случаях второе суждение никак не
комментирует первое, поэтому их нельзя связать дедуктивно. Вместе с тем в обоих случаях
второе утверждение вводит новое действующее лицо (существительное во множественном
числе). Как вы уже знаете, группировка схожих суждений под общим существительным во
множественном числе есть не что иное, как метод индукции. Таким образом, здесь смешаны два
метода.
Еще один пример. Предположим, я говорю вам:
Японские бизнесмены расширяют свое присутствие на китайском рынке.

46

Можете ли вы определить, какое из представленных ниже суждений связано с данным
высказыванием индуктивно, а какое дедуктивно?
Тот факт, что на китайский рынок скоро выйдут американские бизнесмены, совершенно
точно побудит японских бизнесменов к дальнейшей активизации деятельности.
Американские бизнесмены расширяют свое присутствие на китайском рынке.
Совершенно ясно, что в первом случае связь дедуктивная, а во втором — индуктивная.
Заметьте, что в индуктивных суждениях вы обычно сохраняете субъект и изменяете предикат
или, наоборот, оставляете неизменным предикат и изменяете субъект. Например, вы могли
бы сказать:
Японские бизнесмены расширяют свое присутствие на китайском рынке.
Американские бизнесмены расширяют свое присутствие на китайском рынке.
Немецкие бизнесмены расширяют свое присутствие на китайском рынке.
Инвестиционные потоки направлены в Китай.
Или же:
Японские бизнесмены расширяют свое присутствие на китайском рынке.
Японские бизнесмены расширяют свое присутствие на индийском рынке.
Японские бизнесмены расширяют свое присутствие на корейском рынке.
Японские бизнесмены активно расширяют свое присутствие в Юго-Восточной Азии.
Возможен и третий вариант:
Японские бизнесмены расширяют свое присутствие на китайском рынке.
Японские бизнесмены расширяют свое присутствие на исландском рынке.
Японские бизнесмены расширяют свое присутствие на перуанском рынке.
Что общего между Китаем, Исландией и Перу, кроме того, что японские бизнесмены выходят
на эти рынки? Ничего. Эти факты никак не связаны друг с другом, и из них невозможно сделать
общий вывод. Это просто новости. А в составляемых вами документах вы ведь хотите изложить
свои рассуждения, а не новости.
Очень важно помнить о различии между констатацией фактов и рассуждением. Многие
полагают, что любой достоверный факт может быть включен в основной текст документа. Но
в главе 1 мы уже говорили: утверждение может быть включено в документ лишь в том случае,
если оно помогает пояснить или доказать утверждение, стоящее на более высоком уровне
пирамиды. Утверждение более высокого уровня, в свою очередь, можно вывести из группы
суждений лишь тогда, когда суждения должным образом связаны друг с другом, то есть связаны
либо индуктивно (общий субъект или предикат), либо дедуктивно (последующее суждение
вытекает из предыдущего).

Часть II
ЛОГИКА В РАССУЖДЕНИЯХ
ВВЕДЕНИЕ
В первой части вы познакомились с «золотыми правилами» составления документов. Даже
при отсутствии большого опыта вам должно быть достаточно этих знаний для определения
общей структуры своих рассуждений. Вы легко сможете представить себе следующее: Предмет
обсуждения, Вопрос, интересующий читающего, текущую Ситуацию и ее Развитие, основное
утверждение, а также утверждения Главного Уровня. Затем, используя «диалог» с читателем,
вы без затруднений определите идеи нижестоящего уровня.
Определив эти идеи, не спешите развивать мысль дальше. Сначала запишите их, а потом
внимательно перечитайте. Вполне вероятно, вы обнаружите, что совершили одну из двух весьма
распространенных ошибок:


привели ряд не связанных между собой утверждений. Поскольку их можно было отнести
к одному родовому понятию («десять этапов» или «пять проблем»), вы расценили их как
схожие, абсолютно забыв о необходимости логической взаимосвязи между ними;



поместив несколько идей в одну группу, вывели из них утверждение, которое не несет
никакой существенной информации («У компании пять проблем»).

47

Привычка представлять перечисления широко распространена. Но останавливаться на них
допустимо лишь в том случае, когда вам нужно описать что-либо в мельчайших подробностях.
Если же вы имеете дело с рассуждениями, то необходимо убедиться, что высказывания каждой
группы логически взаимосвязаны, и после этого сформулировать утверждение, которое передает
эту логику.
Критический анализ идей при их группировке требует немало времени и усилий. Именно
поэтому им часто пренебрегают, забывая, что он является основой мыслительного процесса. В
результате вы не можете выразить то, что хотели бы, и, что еще хуже, сами не понимаете
до конца суть своих рассуждений. Таким образом вы не только зря тратите свое время, но и не
достигаете желаемых результатов.
В качестве примера приведу два списка проблем, касающихся одной и той же ситуации.
Оригинал:
Клиенты недовольны системой отчетности по показателям продаж и складских запасов:
1. Отчеты составляются недостаточно часто.
2. Данные по складским запасам недостоверны.
3. Данные по складским запасам поступают с опозданием.
4. Данные по складским запасам невозможно сопоставить с данными о продажах.
5. Клиенты хотят, чтобы форма отчетов была улучшена.
6. Клиенты не хотят видеть в отчетах бесполезные сведения.
7. Клиенты хотят, чтобы вся отчетная информация была представлена в одном формате, без
разделения ее на более важную и менее важную.
8. Клиенты хотят, чтобы отчеты позволяли уменьшить количество расчетов, производимых
ими вручную.
Исправленный вариант:
Ежемесячный отчет об объемах продаж и складских запасах совершенно бесполезен:
1. Он содержит недостоверные данные.
2. Формат отчета очень громоздкий.
3. Несвоевременное составление отчета не позволяет использовать представленные в нем
данные на практике.
Согласитесь, для принятия решения по проблемам, перечисленным в первом списке,
потребуется намного больше времени. В данной части рассматриваются приемы, используемые
для лаконичной и верной группировки. Это, во-первых, поиск логики, объединяющей группу
идей и определяющей последовательность их изложения (подробнее об этом вы прочитаете
в главе 6), а во-вторых, выделение главного смысла этой группы идей — так называемый
индуктивный скачок (об этом рассказывается в главе 7).
Данные приемы образуют вместе то, что я называю «трезвыми рассуждениями». Ими нелегко
овладеть, но это основополагающие для процесса мышления навыки. Поэтому я настоятельно
советую вам запастись терпением и разобраться в этих приемах.

Глава 6
УСТАНОВЛЕНИЕ ЛОГИЧЕСКОЙ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ
Одно из золотых правил составления документов гласит: идеи любой группы должны быть
выстроены в логической последовательности. Тогда они действительно будут связаны друг
с другом, и ни одна не будет упущена из виду. Другими словами, вы можете сгруппировать идеи,
которые назовете «этапами», однако, не расположив их одну за другой в порядке следования
(первая, вторая, третья), вы не будете уверены в том, что все эти идеи характеризуют один и тот
же процесс и ни одна из них не упущена.

48

Установление логической последовательности в дедуктивном доказательстве не вызывает
особых проблем, так как она определяется самой его структурой. Однако в случае с индуктивной
группировкой вы сами должны выбрать порядок изложения. Поэтому вам необходимо научиться
этому.
Последовательность, в которой вы записываете свои мысли, не должна быть случайной. Она
определяется на основе анализа логических взаимосвязей между идеями.
Рассмотрим три различные ситуации, каждой из которых присуща своя логика
последовательности:
1. Три способа решить проблему.
2. Три ключевых фактора успеха отрасли.
3. Три проблемы компании.
Для установления связей между идеями необходимо провести логический анализ. Выбранная
последовательность должна отражать аналитический процесс, результатом которого стало
объединение идей в группу. Человеческий мозг способен всего на три вида аналитической
деятельности такого рода (рис. 23).
Рис. 23
Основополагающее слово группировки определяет последовательность идей
1. Определить меры, необходимые действия = хронологическая последовательность

2. Разделить систему на составляющие = структурная последовательность

3. Систематизировать схожие вещи = сравнительная последовательность

1. Определение мер, необходимых для достижения желаемого результата. Когда вы
советуете читающему предпринять какое-либо действие (скажем, уволить менеджера
по продажам или возложить ответственность за прибыль на региональные
представительства), вы предполагаете, что оно приведет к желаемому результату. То есть
вы сначала определили цель, а затем меры для ее достижения.
Когда для достижения результата необходимо осуществить несколько действий, то они
образуют единый процесс или систему. Этапы этого процесса обычно можно совершить
лишь один за другим. Поэтому их совокупность подчиняется хронологической
последовательности, а итогом этой группы действий всегда является некий результат.
2. Разделение системы на составляющие. Вы сталкиваетесь с этим приемом при создании
схемы организационной структуры компании или изображении структуры отрасли.
К примеру, при определении ключевых факторов успеха какой-либо отрасли прежде
всего вы должны представить себе ее структуру и лишь после этого определить, что
должно быть предпринято для достижения успеха в каждой ее составляющей. Таким
образом, общая группа ключевых факторов успеха будет составлена в той же логической

49

последовательности, что и составляющие структуры отрасли. Это и есть структурная
последовательность.
3. Классификация. На самом деле утверждение о том, что у компании есть три проблемы,
не совсем верное. Проблем на самом деле гораздо больше, но выделены только три
наиболее важные, и все они имеют какой-то особый признак, выделяющий их из
остальных. (Например, проблемы, возникающие в результате отказа от передачи
полномочий.)
Все три проблемы схожи по этому признаку, но все же отличаются друг от друга, так как
он выражен в них в разной степени. Следовательно, их можно упорядочить по степени
выраженности этого признака, выбранного вами для определения этих проблем как
первоочередных. Такую последовательность называют по-разному: сравнительная
последовательность или последовательность по степени значимости.
Эти виды последовательностей могут использоваться по отдельности или в сочетании друг
с другом, но наличие по крайней мере одного из них является обязательным. Другими словами,
каждому аналитическому процессу (или их сочетанию) соответствует какая-либо из этих трех
логических последовательностей. Если вам не удается обнаружить логику, значит, группировка
неверна.
А теперь я расскажу немного подробнее о каждой логической последовательности и о том,
как использовать их для проверки своих рассуждений.

Хронологическая последовательность
Хронологическая последовательность наиболее проста для понимания, так как используется
чаще всего: вы представляете меры, которые нужно предпринять для достижения требуемого
результата, в том порядке, в котором их следует реализовывать.
Идеи одной группы могут представлять собой либо реальные меры, либо предложения
(рекомендации, цели). Они также могут быть изложены в форме выводов, к которым вы пришли
в результате размышлений. При построении идей в хронологической последовательности можно
выделить две типичные ошибки: во-первых, неспособность отличить причину от следствия (то
есть меру от самого результата), и во-вторых, непонимание реального процесса, который лежит
в основе размышлений.

Как отличить причину от следствия
Наиболее распространенной проблемой является неумение отличить причину от следствия.
Как уже говорилось, для достижения желаемого результата иногда необходимо осуществить
комбинацию различных действий, и если она сильно разветвлена, то возникает множество
причин и следствий. Для наглядности давайте рассмотрим список мер, которые были
предложены одной фирме для повышения производительности:
На первом этапе следовало бы предпринять следующие меры:
1. Провести опрос ключевого управленческого и контролирующего персонала.
2. Проследить и задокументировать все операции и процессы.
3. Определить самые важные функции.
4. Проанализировать организационную структуру.
5. Разобраться в предоставляемых услугах и критериях оценки производительности.
6. Оценить уровень производительности основных бизнес-процессов.
7. Определить проблемы и их причины.
8. Определить и обосновать возможные области повышения производительности труда.


Related documents


PDF Document
PDF Document harvard business review truth abt blockchain
PDF Document alex bradford
PDF Document strategic planning by fred nickols
PDF Document contentserver 1
PDF Document crypto research


Related keywords